Contabilidad - Política de reembolso de viajes

 

PROPÓSITO

El propósito de esta Política sobre reembolso de viajes es establecer las pautas de la política de reembolso de viajes para empleados de Hudson County Community College ("Colegio") para los gastos razonables y necesarios incurridos en relación con viajes de negocios aprobados.

POLÍTICA

El Colegio y su Junta de Fideicomisarios ("Junta") se comprometen a garantizar que el personal y los miembros de la facultad que viajen por asuntos oficiales del Colegio ejerzan el mismo cuidado al incurrir en gastos que una persona prudente ejercería si viajara por asuntos personales por cuenta propia. Los gastos de viajes aprobados son reembolsables de acuerdo con las normas de viajes de la universidad. policies and procedures.
La Junta delega en el Presidente la responsabilidad de desarrollar procedimientos y lineamientos para la implementación de esta política. La Dirección Financiera velará por el cumplimiento de esta política en todas las actuaciones pertinentes. 

Aprobado: junio de 2021
Aprobado por: Patronato
Categoría: Contabilidad
Subcategoría: Reembolso de viaje
Revisión programada: junio de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finanzas

 

Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Contabilidad sobre el Reembolso de Viajes

I. Introducción

El propósito de este procedimiento de viaje es establecer las pautas básicas para todo el personal, definido como empleados del Estado de Nueva Jersey cuando viaja por asuntos oficiales del Colegio Comunitario del Condado de Hudson ("Colegio"). La intención de este procedimiento es que el viajero individual no gane ni pierda fondos personales mientras viaja por asuntos oficiales del Colegio. Todos los viajes reembolsables deben ser autorizados antes de cualquier viaje. Todos los viajes aprobados deben ser esenciales para lograr las metas o cumplir con las responsabilidades de un departamento en particular y deben realizarse de la manera más económica y práctica para el Colegio.

    1. La política de la universidad es reembolsar a los empleados los gastos razonables y necesarios incurridos en relación con los viajes de negocios aprobados.
    2. Un empleado que necesite viajar por asuntos relacionados con la universidad deberá, después de recibir la aprobación preliminar del supervisor del empleado, completar un Formulario de solicitud de viaje (si se espera que los gastos del viaje excedan los $100) y, si es necesario, un Formulario de solicitud de cheque. El propósito del viaje y el número de cuenta de la(s) fuente(s) de financiación disponibles para cubrir el costo del viaje, deben indicarse cuando se solicite en los formularios correspondientes.
    3. Los formularios deben estar firmados por el supervisor del empleado y el decano responsable o el funcionario ejecutivo del gabinete antes del viaje. Estas firmas indican la aprobación de la solicitud de viaje del empleado y la disponibilidad de fondos universitarios. Para viajes de Fideicomisarios y Funcionarios Ejecutivos, los formularios deben ser aprobados por el Presidente.
    4. Cuando se haya completado el viaje, se debe completar un Formulario de reembolso de viaje junto con el Formulario de solicitud de viaje (si es necesario), y se deben adjuntar todos los recibos correspondientes. El empleado deberá presentar los formularios y recibos al Departamento de Contabilidad para su procesamiento. El Contralor es el revisor/aprobador final de todos los formularios de Reembolso de viaje.
    5. Están vigentes las siguientes asignaciones de reembolso:

una. Asignación de comida: incluidas las propinas, la universidad permite la tarifa federal por día implementada por la Administración de Servicios Generales ("GSA"). Los recibos deben respaldar los gastos. No debe haber ninguna solicitud de reembolso por los costos de comidas incluidos en las tarifas de inscripción de la conferencia o asociación. Para obtener más información sobre las tarifas según la ubicación, consulte las pautas en https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
b. Asignación de automóvil: si se requiere el uso del automóvil personal del empleado debido a un viaje local o de corta distancia, se reembolsará al empleado a la tarifa de milla apropiada, más peajes y estacionamiento, con prueba de la distancia de viaje y recibo de gastos. La tarifa de millaje aplicable suele ser la tarifa aprobada por el IRS.

C. Recibos: necesarios para todos los reembolsos de gastos. No se reembolsarán gastos sin comprobantes justificativos.

6. Antes de enviar el Formulario de Reembolso de Viajes al Departamento de Contabilidad, el empleado deberá enviar el formulario y la documentación de respaldo al Supervisor del empleado y al Decano o Director Ejecutivo apropiado para su aprobación y confirmación de que los gastos reembolsables reclamados están dentro de los límites y asignaciones de la Universidad. Es esencial que el supervisor de un empleado revise y apruebe la solicitud de reembolso solo para gastos "razonables y necesarios". El supervisor está a cargo de utilizar el juicio comercial si se presenta para aprobación un elemento en particular que no figura en la política o el procedimiento.

7. Los formularios de Solicitud de viaje (Apéndice A) y Reembolso de viaje (Apéndice B) están disponibles en el Portal de finanzas universitarias.

II. Aprobaciones

Este procedimiento cubre a todos los empleados administrativos, docentes y administrativos, y otros autorizados a viajar en nombre del Colegio. El cumplimiento de este procedimiento es responsabilidad de la persona que viaja por asuntos del Colegio. Este procedimiento se aplica a todos los viajes, independientemente del origen de los fondos.

Si el reembolso del viaje proviene de una subvención o contrato, el empleado debe recibir la aprobación previa del Grants Oficina o Departamento de Contabilidad de la Universidad para establecer que todos los costos de viaje anticipados serán reembolsados ​​de acuerdo con los términos de la subvención o contrato.

Se espera que los miembros del personal que viajen por asuntos oficiales del Colegio ejerzan el mismo cuidado al incurrir en gastos que una persona prudente tendría si viajara por asuntos personales por cuenta propia. Los gastos de viaje aprobados son reembolsables solo de acuerdo con estos procedimientos de viaje del Colegio.

A. Aprobaciones de viaje
Todos los viajes a conferencias, convenciones, capacitación de personal, talleres y seminarios requieren aprobación previa de acuerdo con este procedimiento.

B. Gastos Permitidos
Los gastos de viaje de reembolso se limitan a aquellos gastos esenciales para realizar las transacciones oficiales del Colegio. Sólo se reembolsarán los gastos reales y necesarios relacionados con la comodidad ordinaria del viajero en el desempeño de sus funciones oficiales. Los gastos comerciales deben ser razonables y necesarios. Se permite el reembolso de propinas, gratificaciones y cargos similares siempre que los montos paid se encuentran dentro de los estándares normales reconocidos.  

C. Gastos Extraordinarios
Las solicitudes de reembolso de gastos extraordinarios o inusuales que no se pudieron haber anticipado antes del viaje o que superan las tarifas máximas permitidas están sujetas a aprobación antes del reembolso. Se debe completar una justificación por escrito en el Formulario de reembolso de viaje que explique las circunstancias que justifican los gastos, junto con toda la documentación de respaldo correspondiente, que se debe enviar directamente al jefe de departamento, decano o vicepresidente correspondiente para su aprobación. El Presidente debe aprobar situaciones extraordinarias para Funcionarios Ejecutivos o Síndicos. Luego, la aprobación documentada debe adjuntarse a los formularios correspondientes y enviarse a Contabilidad para su reembolso. 

D. Condiciones especiales
Los empleados que tengan necesidades especiales de viaje que no se aborden explícitamente en estas políticas deben comunicarse con el jefe del departamento, el decano o el vicepresidente correspondientes para obtener su aprobación y, si es necesario, con el presidente de la universidad.

tercero Proceso

A. El proceso de aprobación

    1. Un empleado que necesite viajar por asuntos relacionados con la universidad deberá, después de obtener el consentimiento de su supervisor, completar un formulario de solicitud de viaje.
    2. El miembro del personal debe completar un Formulario de solicitud de viaje (Anexo A) para que lo apruebe el supervisor y el decano o vicepresidente responsable antes de todos los viajes nocturnos y vehículos alquilados, independientemente del precio. El Presidente debe aprobar los formularios de viaje de los Fideicomisarios y Funcionarios Ejecutivos.
    3. No se reembolsarán gastos cuando se haya denegado o rechazado un Formulario de solicitud de viaje.
    4. Cuando se espera que dos o más miembros del personal viajen con el mismo propósito, cada individuo debe presentar un Formulario de solicitud de viaje por separado. Se debe mencionar en el formulario a otros miembros del personal que viajen con el mismo propósito.
    5. El monto de reembolso aprobado puede limitarse a un monto fijo a discreción del Decano, Vicepresidente o Presidente.

B. Preparación y Distribución del Formulario de Solicitud de Viaje

    1. El empleado prepara el Formulario de solicitud de viaje y lo envía a su supervisor para su aprobación.
    2. Si es aprobado por el Supervisor, el Supervisor deberá enviar el formulario al Decano o Miembro del Gabinete, según corresponda.
    3. Si lo aprueba el Decano o el Miembro del Gabinete, el Decano o el Miembro del Gabinete deberá enviar el formulario a la Oficina Comercial para que lo valide el Oficial de Cuentas por Pagar y/o el Contador de Subvenciones, cuando corresponda.

C. La formación del personal

La capacitación del personal solicitada para mejorar las habilidades de un empleado, mantener las habilidades actuales en desarrollos tecnológicos y/o adquirir conocimientos/nueva información, requiere la aprobación previa del supervisor del miembro del personal. Si se trata de un viaje, también se debe preparar un Formulario de solicitud de viaje y enviarlo para su aprobación de acuerdo con este procedimiento. Como se indicó anteriormente, se requiere un formulario de solicitud de viaje para vehículos de alquiler y alojamiento durante la noche, independientemente del costo.

V. Transporte

Siempre que sea práctico, se espera que los viajeros utilicen los medios de transporte más económicos. Los viajes administrativos pueden implicar el uso de un vehículo propiedad de la universidad, privado o alquilado, una empresa de transporte público, un taxi o un servicio de automóviles.

A. Vehículos universitarios
Los vehículos de la universidad solo se pueden usar para viajes relacionados con la universidad y no para uso personal, a menos que la Junta de Síndicos lo apruebe específicamente. Los operadores deben cumplir con todas las leyes y reglamentos de vehículos aplicables, tener una licencia de conducir válida y son personalmente responsables de las multas por todas las infracciones de vehículos y violaciones de tránsito incurridas durante o como resultado de su uso del vehículo de la Universidad. 
Los arreglos para reservar y recoger los vehículos del Colegio se deben hacer con las Instalaciones del Colegio o la Oficina de Seguridad. La Oficina de Seguridad mantiene una lista de conductores autorizados para los vehículos del Colegio. Los gastos extraordinarios (p. ej., reparación de neumáticos, reparación de piezas de vehículos) durante el uso del vehículo de la Universidad son reembolsables siempre que se presente y apruebe una explicación adecuada por escrito y los recibos.  

B. Vehículos de propiedad privada
A los miembros del personal que utilicen vehículos privados para asuntos oficiales se les reembolsará el millaje según la tarifa especificada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Los gastos de peajes y aparcamientos se reembolsarán por el importe incurrido. 

C. Vehículos de alquiler
Ciertas circunstancias inusuales, como la falta de disponibilidad de transporte público o la imposibilidad de otros modos de viaje, pueden requerir el alquiler de un vehículo. En tales casos, independientemente del costo, el empleado deberá proporcionar una justificación por escrito para el uso de un vehículo de alquiler en el Formulario de solicitud de viaje antes de la fecha del viaje. La justificación deberá citar la necesidad del alquiler, brindar las razones por las cuales no se encuentra disponible o no es factible utilizar otro medio de transporte, e incluir el costo total estimado. La aprobación, si se otorga, se limitará al alquiler de un vehículo económico o de tamaño mediano. Los vehículos de alquiler no deben tener un costo superior a las tarifas vigentes en el mercado y se deben adjuntar copias originales de las lecturas del odómetro del contrato de alquiler en el punto de origen y en el punto de devolución, y el comprobante de pago, al bono de viaje para este gasto. para ser reembolsado. 

D. Transportistas Públicos
El viaje hacia y desde el destino debe realizarse por la ruta más directa y económica. El reembolso se basa en el costo real del viaje por un transportista público (p. ej., tren, autobús, avión). Se requieren recibos originales para viajes en tren y avión. Se utilizará clase económica o económica para viajes en avión y tren.

E. Taxis y Servicio de Automóviles del Aeropuerto
Se permiten los cargos de taxi necesarios, pero solo cuando el transporte público no está disponible, no es práctico o en caso de una emergencia. Los servicios de automóvil programados con regularidad se pueden utilizar hacia/desde la casa de un empleado y el aeropuerto, y hacia/desde el aeropuerto y el destino del viaje cuando el transporte público no está disponible o no es práctico, y solo si el servicio de automóvil es menos costoso que un taxi. 

VI. Convenciones, conferencias, capacitaciones de personal, talleres

Una definicion: Los viajes de conferencias y convenciones se definen como viajes que no están directamente relacionados con las funciones y responsabilidades del empleado, pero que se realizan para:

      1. La potenciación de las competencias profesionales.
      2. El intercambio de información, ideas y metodología.
      3. Promoción de la imagen del Colegio.

Viajar fuera de los Estados Unidos, independientemente del costo, requiere la aprobación del decano, el vicepresidente de división y el presidente del colegio. 

B. Gastos: Para convenciones, conferencias, capacitaciones de personal, talleres, seminarios de capacitación y para viajes que excedan los períodos de 24 horas que requieran alojamiento durante la noche (incluidas las situaciones en las que un arreglo de paquete incluye alojamiento y comidas como parte integral de las actividades programadas), la permisible ( GSA) los reembolsos por día (por contrato sindical) se limitan a los gastos reales razonables. 

C. Excursiones de un día: Las comidas para viajes de un día que no impliquen alojamiento durante la noche no se reembolsan, excepto en circunstancias en las que el viaje pueda ser a localidades donde los costos de alimentos excedan los de la Universidad o en las inmediaciones, o donde la duración de un viaje de un día exceda un día típico de trabajo.

D. Costos de alojamiento: Los gastos son totalmente reembolsables por alojamiento y comidas que son una parte integral de las actividades programadas de una conferencia, convención, capacitación del personal, etc. Los reembolsos de comidas se limitan a la Asignación de comidas. Cuando el alojamiento no es un componente integral del evento, los empleados tienen derecho al reembolso de una habitación estándar individual en un hotel de clase ejecutiva. 

E. Tarifas de registro: Las cuotas de inscripción para convenciones o talleres son reembolsables. pag originalaid Los recibos deben ser presentados por la cuota de inscripción. 

F. Gastos excluidos

      1. Viajes aéreos de primera clase. Dichos alojamientos se permiten solo cuando no se dispone de alojamientos menos costosos o no son viables. Los viajes aéreos en primera clase requieren la aprobación especial del presidente. 
      2. Gastos de naturaleza personal tales como servicio de valet, entretenimiento, bebidas alcohólicas y otros cargos de naturaleza similar.
      3. Multas incurridas por estacionamiento, infracciones de circulación o cualquier gasto relacionado con infracciones de las leyes aplicables al conducir un vehículo personal, propiedad del Colegio o de alquiler.
      4. Cuando por conveniencia personal del viajero o por el disfrute de una licencia, se produzca una interrupción en el viaje o una desviación de la ruta más precisa, el reembolso permitido no podrá exceder el costo de la ruta más económica. 
      5. El alojamiento en hoteles a tarifas comerciales por encima del mercado solo se permite cuando no hay otros alojamientos disponibles o no son prácticos teniendo en cuenta el itinerario de viaje del empleado. Se debe obtener una justificación y aprobación por escrito para el reembolso. El Presidente del Colegio aprobará esta solicitud.

VIII. Empleados potenciales y oradores invitados

Los gastos de viaje de los posibles empleados y oradores invitados deben ser aprobados y reembolsados ​​bajo las mismas condiciones, limitaciones y requisitos de los miembros del personal que viajan por asuntos del Colegio, tal como se establece en este procedimiento; sin embargo, los reembolsos de viajes a posibles empleados y oradores invitados son discrecionales.

No se autorizará el reembolso de los gastos de mudanza sin la aprobación de la Junta de Síndicos.

El Decano, Jefe de Departamento o Presidente del Comité de Búsqueda es responsable de informar al individuo de la policies and procedures que rigen los viajes, especialmente en lo que respecta a los gastos cubiertos y excluidos, y sobre cómo obtener el reembolso de los gastos de viaje. Para los gastos permitidos, el procedimiento es el siguiente:

    1. Tan pronto como se haya programado la entrevista del candidato, el Jefe o Presidente del Departamento debe preparar un Formulario de solicitud de viaje para obtener la aprobación requerida. El Formulario de solicitud de viaje debe indicar el título del puesto que se está entrevistando. 
    2. Una vez aprobado, el Jefe de Departamento o el Presidente del Comité de Búsqueda aconsejará al candidato que solicite a cualquier hotel u otro proveedor que proporcione servicios de transporte, alojamiento o alimentación que le facture directamente al candidato. Ningún empleado del Colegio debe pagar por los servicios relacionados con la estadía del candidato. El reembolso se realizará al candidato dentro de las dos (2) semanas posteriores a la presentación. 
    3. El Jefe o Presidente del Departamento obtendrá una lista detallada de todos los gastos de viaje con la firma del candidato. La presentación de este formulario debe hacerse de inmediato a la Oficina Comercial.
    4. Se debe preparar una factura y un formulario de orden de compra por separado para cada candidato. 

VIII. Reembolso de Gastos de Viaje

Se debe completar y enviar un comprobante de reembolso de viaje (Apéndice B) dentro de las dos (2) semanas posteriores a la finalización de la conferencia o el viaje. Los comprobantes de gastos de viaje aprobados deben enviarse a la sección de cuentas por pagar de la oficina comercial junto con todos los recibos originales y los documentos de respaldo (certificado/hoja de registro) de todos los gastos solicitados para reembolso.

    1. Las reglamentaciones del IRS sobre viajes establecen que cualquier anticipo de viaje que no se verifique dentro de los sesenta (60) días posteriores al gasto podría resultar en ingresos imponibles declarables en el Formulario W-2 de la persona que recibió el anticipo.
    2. El Comprobante de Reembolso de Viaje debe contener la siguiente información:
      1. El número de cuenta de diez dígitos que se está cobrando.
      2. El nombre y dirección de los viajeros.
      3. Formulario de solicitud de viaje aprobado (si corresponde).
      4. La fecha del viaje, destino, kilometraje, peajes y otros gastos incurridos. 
      5. Cuando los costos de alojamiento se compartan con otros, este hecho debe indicarse en el comprobante. En tales casos, el reembolso se limita a la parte proporcional de los gastos del viajero.
      6. Costo de millaje: Conmutación para fines comerciales multiplicada por la tasa de millaje/reembolso vigente por milla. Adjunte mapas/direcciones de Google o un documento similar para respaldar el kilometraje recorrido. 
      7. El comprobante debe ser aprobado, como se indicó anteriormente.
      8. Reembolso parcial de los gastos de viaje: en algunos casos, los funcionarios solicitan el reembolso de solo una parte de los gastos de viaje. En tales casos, los gastos totales incurridos deben detallarse en el comprobante, pero solo debe ingresarse el monto real solicitado en el bloque "Total" y la frase "Solicitud de reembolso solo" debe escribirse a máquina/escribir en el cuerpo del comprobante. 
      9. Los comprobantes enviados a Cuentas por Pagar que no cumplan con el procedimiento de reembolso establecido en este documento y/o les falte información serán devueltos al solicitante para su revisión.
      10. Solo son reembolsables los gastos de viaje presentados con copias originales de los recibos. Cualquier comprobante presentado sin los documentos de respaldo necesarios o copias de los recibos se devolverá al originador para completar/presentar la documentación requerida. 
      11. Los adelantos en efectivo no gastados deben ser repaid a la Oficina comercial en efectivo o con cheque dentro de los sesenta (60) días posteriores a la finalización del viaje. Cualquier anticipo no gastado que no se devuelva dentro de este período de tiempo se tratará como ingreso imponible que se debe informar en el Formulario W-2 de acuerdo con las regulaciones actuales del IRS. 

Formulario de solicitud de viaje

Aprobado por Gabinete: julio de 2021
Política de la Junta relacionada: Contabilidad, Reembolso de viajes

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