Aprobado por la Junta del Departamento de Contabilidad

POLÍTICA DE CUENTAS POR COBRAR

Propósito
El propósito de esta Política sobre cuentas por cobrar es garantizar la gestión eficiente y eficaz del cobro de todas las cuentas por cobrar de Hudson County Community College ("Colegio") y establecer un sistema de controles internos para administrar el proceso de cuentas por cobrar.

Recomendaciones
Las cuentas por cobrar son un activo significativo para el Colegio. El Colegio y su Junta de Fideicomisarios ("Junta") se comprometen a administrar de manera eficiente y efectiva el cobro de todas las cuentas por cobrar al Colegio. Las cuentas por cobrar incluyen cualquier obligación que surja de las transacciones financieras o de consumo con el Colegio, incluidas, entre otras, la matrícula de los estudiantes, las tarifas, los cursos de inscripción abierta de educación continua, así como las ventas de productos y servicios.
La Junta delega en el Presidente la responsabilidad de desarrollar procedimientos y un sistema de controles internos para administrar el proceso de cuentas por cobrar, incluidos los procedimientos para abordar la matrícula y las tarifas, las opciones de pago, los pagos, la facturación de los estudiantes, las cobranzas, las cancelaciones administrativas, los requisitos para colocar retenciones en registros de estudiantes, reembolsos, formulario 1098-T y resúmenes de matrícula. La Oficina de Finanzas será responsable de implementar la política.

Aprobado: junio de 2021
Aprobado por: Patronato
Categoría: Contabilidad
Subcategoría: Cuentas por Cobrar
Revisión programada: junio de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finanzas

POLÍTICA DE PRESUPUESTOS

Propósito
El propósito de esta Política de Presupuesto es delinear el proceso presupuestario anual. El presupuesto del Colegio se prepara anualmente y está diseñado para permitir que el Colegio tenga control financiero sobre los ingresos del Colegio, mientras que los gastos se estiman en base a los gastos del año fiscal anterior y cualquier gasto previsto para las actividades planificadas.

Recomendaciones
El presupuesto anual del Colegio es revisado y aprobado por la Junta de Síndicos. El presupuesto puede basarse en matrículas y cuotas, asignaciones estatales, asignaciones del condado y otras fuentes de ingresos. La Junta delega en el Presidente la responsabilidad de desarrollar procedimientos y lineamientos para la implementación de esta política. La Dirección Financiera velará por el cumplimiento de esta política en todas las actuaciones pertinentes.

Aprobado: junio de 2021
Aprobado por: Patronato
Categoría: Finanzas y Contabilidad
Subcategoría: Presupuesto
Revisión programada: junio de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finanzas

POLÍTICA DE ACTIVOS FIJOS

Propósito
El propósito de esta Política sobre Activos Fijos es cumplir con los requisitos legales de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) establecidos por la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB).

Recomendaciones
El Colegio y su Junta de Síndicos ("Junta") se comprometen a mantener un registro preciso de los activos fijos. El Colegio prepara estados financieros consistentes con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP). Las regulaciones gubernamentales requieren el registro y mantenimiento de registros de activos, incluidos los costos de adquisición, depreciación y enajenación de activos. Todos los activos que cumplan con el requisito de activos fijos se considerarán activos a largo plazo y se administrarán según las reglas GAAP.
La Junta delega en el Presidente la responsabilidad de desarrollar procedimientos y lineamientos para la implementación de esta política. La Dirección Financiera velará por el cumplimiento de esta política en todas las actuaciones pertinentes.

Aprobado: junio de 2021
Aprobado por: Patronato
Categoría: Contabilidad
Subcategoría: Activos Fijos
Revisión programada: junio de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finanzas

POLÍTICA DE REEMBOLSO DE VIAJES

Propósito
El propósito de esta Política sobre reembolso de viajes es establecer las pautas de la política de reembolso de viajes para empleados de Hudson County Community College ("Colegio") para los gastos razonables y necesarios incurridos en relación con viajes de negocios aprobados.

Recomendaciones
El Colegio y su Junta Directiva (“Junta”) se comprometen a garantizar que el personal y los miembros del cuerpo docente que viajan por asuntos oficiales del Colegio ejerzan el mismo cuidado al incurrir en gastos que tendría una persona prudente si viajara por asuntos personales a su propio cargo. Los gastos de viajes aprobados son reembolsables de acuerdo con las políticas y procedimientos de viajes del Colegio.
La Junta delega en el Presidente la responsabilidad de desarrollar procedimientos y lineamientos para la implementación de esta política. La Dirección Financiera velará por el cumplimiento de esta política en todas las actuaciones pertinentes.

Aprobado: junio de 2021
Aprobado por: Patronato
Categoría: Contabilidad
Subcategoría: Reembolso de viaje
Revisión programada: junio de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finanzas

POLÍTICA DE CUENTAS POR PAGAR

Propósito
El propósito de esta Política sobre Cuentas por Pagar es garantizar la seguridad de los fondos de Hudson County Community College ("Colegio") y la realización de negocios de acuerdo con los principios de responsabilidad, integridad, puntualidad y precisión. Guiado por estos principios, el Colegio se esfuerza por realizar el pago oportuno a los proveedores de las facturas verificadas y aprobadas de manera eficiente, y por mantener registros completos y precisos de las cuentas por pagar.

Recomendaciones
El Colegio y su Junta Directiva ("Junta") se comprometen a apoyar a los miembros de la comunidad local y a los proveedores que realizan negocios con el Colegio. Esta política se refiere únicamente a pagos a proveedores. Las cuentas por pagar son un tipo de deuda a corto plazo, generalmente el monto adeudado por una organización a sus proveedores o vendedores por los bienes y servicios provistos, para el cual el pago no se realiza por adelantado. El Colegio contrae obligaciones con los proveedores y vendedores por la compra de bienes y servicios utilizados en el curso ordinario de los negocios.
El Departamento de Cuentas por Pagar es responsable de la auditoría y el procesamiento de las facturas y pagos del Colegio. El Departamento de Cuentas por Pagar realiza las siguientes funciones asociadas a este objetivo: 1) recepción de facturas y pagos electrónicos; 2) monitorear los créditos de los proveedores y los pagos anteriores a los proveedores; 3) manejar las consultas de pago de los proveedores y la comunidad universitaria; 4) supervisión del cotejo de documentos; 5) asegurar las aprobaciones apropiadas; 6) procesamiento de pagos; y 7) archivo de documentos e historial de pagos.
La Junta delega en el Presidente la responsabilidad de desarrollar procedimientos y lineamientos para la implementación de esta política. La Oficina de Finanzas será responsable de implementar la política.

Aprobado: junio de 2021
Aprobado por: Patronato
Categoría: Contabilidad
Subcategoría: Cuentas por Pagar
Revisión programada: junio de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finanzas

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