Política de Ingeniería y Operaciones

PROPÓSITO

El propósito de esta política de ingeniería y operaciones es garantizar la administración eficaz y eficiente de las instalaciones existentes, maximizar la inversión y la iniciativa en la planificación de la infraestructura de nuevas instalaciones en los campus y brindar un entorno seguro para la comunidad universitaria.

POLÍTICA

Las instalaciones son un activo importante del Colegio. El Colegio y su Junta Directiva ("Junta") se comprometen a proporcionar entornos limpios, seguros y bien mantenidos que fomenten la educación, el empleo y apoyen las actividades diarias en la vida del Colegio.

El Directorio delega en el Presidente la responsabilidad de desarrollar los procedimientos de Ingeniería y Operaciones. La Oficina de Ingeniería y Operaciones será responsable de implementar la política.

Aprobado: agosto de 2022
Aprobado por: Patronato
Categoría: Ingeniería y Operaciones
Revisión programada: agosto de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finanzas

Procedimientos

Procedimiento de Operaciones de Mantenimiento, Reparación y Alteraciones

I. Introducción

El propósito de este procedimiento es establecer las pautas básicas para las responsabilidades institucionales y departamentales relacionadas con el mantenimiento, la reparación y las modificaciones de las instalaciones universitarias. Para garantizar el cumplimiento de los estándares de HCCC y los requisitos reglamentarios de salud y seguridad, la universidad emplea personal profesional de ingeniería y operaciones dedicado a la planificación, construcción y operación efectivas de todas las instalaciones del campus.

A menos que se autorice lo contrario en este procedimiento, el trabajo de las instalaciones en los campus de Jersey City y Union City está a cargo de la Oficina de Ingeniería y Operaciones. Las personas que deseen realizar trabajos en las instalaciones deben consultar al personal correspondiente en esos lugares. Cualquier trabajo en las instalaciones autorizado por los administradores del edificio debe cumplir con los códigos locales y las normas de HCCC.

Todo el trabajo en las instalaciones debe realizarse de acuerdo con el Título II y los estándares de diseño accesible/ADA. A los efectos de este procedimiento, “trabajo en las instalaciones” se define como cualquier trabajo que modifique los edificios o terrenos del campus, como reemplazar, reubicar, quitar o pintar puertas, paredes, ventanas, estantes o pisos; la alteración o penetración de pasillos o techos; agregar o dividir el espacio existente; y trabajar en cualquier sistema de servicios públicos del edificio, entre otros.

II. Responsabilidades Institucionales

El Colegio brinda servicios básicos de instalaciones, como servicios de custodia, eliminación de desechos, reciclaje y mantenimiento y reparación de edificios, a través de la Oficina de Ingeniería y Operaciones (OEO). El Colegio también tiene fondos para reparaciones y mejoras menores, que cubren proyectos básicos de seguridad y renovación de edificios.

1. Oficina de Ingeniería y Operaciones
   1. La misión principal de la OEO es realizar los servicios esenciales de mantenimiento, reparación y alteración menor necesarios para hacer y mantener los campus de la universidad operativos, seguros y en cumplimiento de los requisitos legales establecidos en la ley o el código y las normas de HCCC.
2. Solicitudes y finalización de servicios de ingeniería y operaciones
   1. Las solicitudes de servicios OEO deben enviarse completando una orden de trabajo/solicitud en línea. Cuando se recibe una solicitud, la OEO asignará un número de orden de trabajo y programará el trabajo en consecuencia.
   2. La OEO programará órdenes de trabajo para cumplir con el requisito de una fecha y hora de finalización específicas y notificará a los departamentos si los servicios no se pueden realizar según lo solicitado. Si no se especifica una fecha de finalización, las órdenes de trabajo se programarán en el orden recibido.
   3. Las consultas sobre órdenes de trabajo en proceso deben realizarse por teléfono a la OEO en la extensión 4048 o por correo electrónico a gacostaFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITY COLLEGE. El número de orden de trabajo será requerido para responder a cualquier consulta.
   4. Si se determina que la solicitud es imputable a cuentas distintas del presupuesto operativo de la OEO, se notificará por escrito al contacto del departamento y se le proporcionará un número de orden de trabajo y la propuesta de estimación de costos de los servicios. Las estimaciones no son vinculantes y están destinadas a ayudar a determinar si se autoriza a la OEO a continuar con el trabajo. Si el departamento solicitante desea que se ejecute la orden de trabajo, debe responder a la OEO por escrito y continuar con el proceso de adquisición establecido. Una vez realizado el servicio, el OEO procesará una factura contra la Orden de Compra emitida.
3. Planificación, Diseño y Construcción
   1. La OEO facilita las mejores prácticas en el desarrollo, la gestión y la construcción de proyectos para la Facultad y proporciona una guía integral relacionada con el entorno construido de la institución. Esto incluye la planificación maestra, la programación, el desarrollo del diseño, los esfuerzos de construcción y las mejores prácticas de diseño de HCCC. Antes de iniciar una solicitud de proyecto, las personas deben consultar con el administrador del departamento correspondiente para determinar las políticas y los procedimientos específicos del departamento para solicitar trabajos en las instalaciones.

tercero Responsabilidades de la unidad relacionadas con el uso de edificios

Los decanos, directores y jefes de unidad son responsables de garantizar que el espacio se use para los fines asignados y se use de manera que promuevan la seguridad de todos los que usan o visitan las instalaciones. Todos los miembros de la comunidad universitaria tienen la responsabilidad de tratar las instalaciones del campus con cuidado; para evitar cualquier acción que cree condiciones peligrosas, riesgosas, inseguras o insalubres; e informar de las condiciones que observe. El Colegio cuenta con personal y supervisores para informar y educar a los estudiantes, profesores, personal y visitantes de las instalaciones sobre su uso. Las responsabilidades del departamento incluyen:

• Autorizar el acceso al espacio en áreas restringidas o seguras y después de horas;
• Identificar las responsabilidades de la unidad para el almacenamiento, manejo y eliminación seguros de materiales peligrosos; y
• Seguir todas las políticas y procedimientos de HCCC para modificaciones, mantenimiento y reparación de las instalaciones.

IV. Personal de Mantenimiento Departamental

1. Las oficinas, principalmente las unidades autosuficientes (como FLIK, Librería, etc.) que tienen, o pretenden tener, personal contratado específicamente para el mantenimiento departamental y pequeñas tareas de alteración deben tener un memorando de entendimiento con la OEO. Esos acuerdos deben revisarse periódicamente para garantizar que el trabajo realizado por estas unidades no exceda lo que se puede hacer de manera segura y en cumplimiento de los códigos reglamentarios aplicables. Estos acuerdos no niegan la responsabilidad del departamento de cumplir con los estándares de HCCC; normas ambientales, de seguridad y salud; y procesos de permisos.

V. Asignación de espacio de oficina

1. El propósito del Procedimiento y Directrices para la Asignación de Espacios de Oficina es garantizar un proceso transparente y justo para la asignación de espacios de oficina y establecer prioridades para la asignación de oficinas. El espacio es un recurso universitario limitado; en consecuencia, debe administrarse de manera responsable y de manera que promueva el avance de la misión y las prioridades estratégicas del colegio. Es necesario mantener la flexibilidad para abordar los cambios en la función, los planes de estudio, los programas y las tecnologías. En consecuencia, se ha establecido un marco integral para la asignación y gestión del espacio, incluido el espacio de oficinas, para lograr la mejor utilización y respuestas a las necesidades actuales y emergentes. El Colegio está comprometido con un proceso justo y transparente para todas las asignaciones de espacio de oficina. La asignación de espacio de oficinas está a cargo de la Oficina de Ingeniería y Operaciones. Las solicitudes serán coordinadas con los usuarios potenciales por el Director Ejecutivo de Ingeniería y Operaciones y aprobadas por el miembro del Gabinete correspondiente. Las mudanzas de oficina dentro de una división o unidad no requieren aprobación adicional.
2. Líneas directrices
   1. Las asignaciones de espacio se basan en la misión del Colegio, los valores fundamentales y las direcciones estratégicas.
   2. Todos los profesores y el personal contarán con un espacio de oficina o espacio de trabajo que sea apropiado para el tipo de trabajo que realizan. Cuando sea posible, los miembros del cuerpo docente y del personal que interactúan regularmente con los estudiantes deben tener acceso a un espacio privado para reunirse con los estudiantes.
   3. El espacio de oficinas es propiedad de la universidad que se asignará a una unidad o división determinada, según esté disponible, de la manera que mejor avance las prioridades de la universidad. Ninguna unidad o división es “dueña” del espacio que le ha sido asignado. Las decisiones finales con respecto a la asignación de espacio de oficina dentro de una división determinada recae en el vicepresidente o decano de la división correspondiente. En situaciones en las que el espacio de oficina se comparte entre diferentes unidades o divisiones, los vicepresidentes y decanos que representen a esas unidades o divisiones deben determinar mutuamente cómo se utilizará el espacio. Cada unidad o división debe administrar sus necesidades de espacio de oficinas dentro del espacio que se le ha asignado a la unidad o división en un momento dado.
   4. El espacio de oficina, como todos los recursos de espacio universitario, debe implementarse de la manera más eficiente y efectiva posible para servir mejor a los objetivos programáticos y estratégicos.
   5. Siempre que sea posible, se recomiendan los arreglos de oficinas abiertas y compartidas para utilizar de manera eficiente el espacio limitado del campus.
   6. El espacio de oficina que se ha asignado a una unidad o división se puede reasignar a otra unidad en respuesta a las necesidades y prioridades de la universidad.
   7. El espacio de oficina desocupado debido a una reducción sustancial en el tamaño del programa, la reducción de la fuerza laboral o la eliminación del programa vuelve a la reserva de espacio de la universidad.
   8. El espacio de oficina desocupado debido a la reubicación de una unidad a otro edificio, piso o suite vuelve al grupo de espacio de la universidad.
   9. Cuando se vaya a reasignar un espacio, se avisará y consultará previamente a todas las partes afectadas.
3. Prioridades de asignación de espacio de oficina
   1. Docentes, conferencistas y personal de tiempo completo de la unidad titulares, en período de titularidad, temporales a tiempo completo que requieren un alto nivel de privacidad para trabajar en asuntos confidenciales o reunirse con estudiantes, personal y otros; se tendrá en cuenta el rango/la antigüedad.
   2. Las oficinas pueden ser privadas, compartidas, abiertas o en cubículos, según corresponda y esté disponible. Se debe proporcionar un espacio privado para reunirse con los estudiantes a aquellos que no tienen oficinas privadas asignadas.
   3. Cada división o unidad debe articular los tipos y tamaños de oficina recomendados para sus necesidades individuales. Para las oficinas actuales, los tipos y tamaños variarán necesariamente de estas recomendaciones debido a las configuraciones de edificios existentes y la disponibilidad de espacios apropiados.
   4. Las oficinas se asignarán en función de la necesidad, la disponibilidad y la idoneidad para el uso previsto.
   5. No se permite la asignación de múltiples oficinas para la facultad y el personal a menos que haya una necesidad demostrada. En tales circunstancias, a un miembro de la facultad o del personal se le puede asignar una oficina secundaria (idealmente en un arreglo compartido), siempre que no esté ubicada en el mismo edificio/campus que la oficina principal. Todas las decisiones relacionadas con varios cargos se tomarán caso por caso y requerirán la aprobación del vicepresidente/decano correspondiente en consulta con el gabinete.
   6. A los profesores y al personal de medio tiempo se les debe asignar espacio de oficina en un arreglo de oficina compartida siempre que sea posible.
   7. Cada unidad debe asegurarse de que todas las oficinas estén ocupadas. Cuando las oficinas se dejan desocupadas por períodos de tiempo significativos, como durante sabáticos u otras licencias, las unidades deben usar estos espacios para aliviar las necesidades apremiantes de espacio. Si un espacio de oficina permanece infrautilizado durante un período superior a un año, es posible que se le solicite a la unidad o división que proporcione una justificación para mantener el uso del espacio.
   8. Los profesores y el personal eméritos/retirados pueden recibir oficinas compartidas si hay espacio disponible dentro de una unidad y siguen participando en las actividades de la unidad. Estas oficinas compartidas están destinadas a permitir que una persona mantenga contacto con su unidad, disciplina, colegas y la comunidad universitaria en general.
   9. Cuando sea posible y las unidades deseen consolidar sus asignaciones de espacio por razones de interacción académica y eficiencia administrativa, se proporcionarán espacios contiguos.
   10. El jefe de unidad o división debe realizar una evaluación periódica de la asignación de espacio de oficina para garantizar que todo el espacio de oficina se utilice con la máxima funcionalidad y eficiencia.
   11. La Oficina de Ingeniería y Operaciones mantendrá informes oficiales de inventario de espacio que registren todas las asignaciones de espacio de oficina.
   12. Para respaldar un registro preciso y completo de las asignaciones de espacio, las unidades o divisiones verificarán con las Instalaciones anualmente/periódicamente las asignaciones de espacio de oficinas y los nombres del personal asignado para ocupar habitaciones específicas.
   13. El Gabinete solicitará periódicamente a la Gerencia de Instalaciones que evalúe y analice la idoneidad de la asignación de espacio de oficinas de una unidad en función de criterios tales como la cantidad y los tipos de personal, la ubicación, el diseño funcional y los cambios en las necesidades programáticas.
   14. El espacio de oficina no se puede asignar a organizaciones fuera del campus sin la aprobación previa del jefe de división correspondiente en colaboración con el Gabinete.
4. Criterios para Cambios y Asignaciones de Espacio de Oficina
   1. Criterios primarios: Los siguientes se consideran criterios primarios de los solicitantes en orden de importancia para la asignación de nuevos espacios o cambios en la asignación de espacios:
      • Seguridad:
      • Alojamiento médico o ADA
      • Nueva contratación
      • necesidades laborales funcionales
      • Eficiencia operativa en lo que respecta al Plan Estratégico de Maestría Académica de la universidad y/o la misión o reestructuración de la división o departamento
   2. Criterios secundarios: Los siguientes se consideran criterios secundarios de los solicitantes para la asignación de nuevos espacios o cambios en la asignación de espacios.
      • Estado de Empleo
      • Reclutamiento
      • Retención
      • Duración del servicio
      • Asuntos relacionados con el personal
   3. Si se determina que una solicitud de asignación de espacio no cumple con los criterios requeridos, será denegada. Si una solicitud es denegada, puede ser apelada ante el miembro del Gabinete correspondiente. La apelación debe hacerse por escrito, describiendo en detalle cómo la solicitud cumple con todos los requisitos para la aprobación y por qué la solicitud debe ser aprobada. El miembro del Gabinete correspondiente consultará con las partes pertinentes y podrá anular la solicitud denegada o retener la denegación. Esta decisión puede discutirse con el Gabinete en su totalidad antes de que se tome una decisión. La decisión del miembro del Gabinete es definitiva.

Aprobado por: Gabinete
Política de la Junta relacionada: Política sobre ingeniería y operaciones

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