Contabilidad - Procedimiento Activos Fijos

Procedimiento del Departamento de Contabilidad sobre Activo Fijo

I. Introducción

El propósito de este documento es establecer los Procedimientos y Pautas del Colegio Comunitario del Condado de Hudson con respecto a la Política de Activos Fijos del Colegio, incluido el cumplimiento de los requisitos de las reglas de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental, la fuente de los GAAP. . También está destinado a ayudar a la gerencia con el fin de mantener registros precisos de los activos fijos. 
El Colegio prepara estados financieros de conformidad con las normas GAAP. Además, las reglamentaciones gubernamentales exigen que el Colegio registre y mantenga registros de activos, incluido el costo de adquisición, la depreciación y la disposición de activos fijos. Todos los activos que cumplan con el requisito de activos fijos se considerarán activos a largo plazo y se tratarán como tales según las normas GAAP.

II. Objetivos

1. Cumplir con GAAP y todos los requisitos gubernamentales con respecto al registro y tratamiento de activos fijos.
2. Proporcionar un registro preciso de los activos fijos del Colegio y establecer definiciones, método de valoración de los activos fijos, vida útil y método de depreciación.
3. Asegurar que los registros estén restringidos al personal autorizado y que todas las transacciones relacionadas con activos fijos, incluidas la compra, enajenación y depreciación, sean aprobadas por las autoridades delegadas.

tercero Definición de activos fijos/de capital

Activos que se adquieren para la operación diaria del Colegio y de los cuales el Colegio puede obtener beneficios durante un período de al menos un año fiscal. Los activos comprados para la venta no se contarán como activos fijos, como el inventario. 

Los activos fijos/de capital se pueden clasificar en dos categorías:

1. Activos tangibles
2. Activos intangibles

A. ACTIVOS TANGIBLES 

Los activos tangibles son activos que poseen sustancia física, es decir, activos que se pueden tocar y sentir. 
Bajo GAAP, los activos fijos (tangibles) tienen tres características principales:
       1. Adquirido y retenido para su uso en operaciones (por ejemplo, no retenido para la venta);
       2. De naturaleza a largo plazo (más de 1 año); y
       3. Poseer sustancia física.

Los Activos Tangibles del Colegio incluyen los siguientes, los cuales pueden ser modificados de vez en cuando:
       1. Tierra 
       2. Edificios y Mejoras
       3. Mejoras a propiedades arrendadas
       4. Equipo
       5. Libros de la biblioteca 
       6. Construcción en progreso

1) TIERRA 
Bajo GAAP, la tierra se define como la superficie de la tierra, que puede usarse para soportar una estructura o para cultivar pasto y árboles. La tierra tiene una vida útil indefinida. Como tal, no es depreciable según las normas GAAP. Los gastos realizados para adquirir terrenos se consideran como parte de su costo. Los siguientes gastos pueden incluirse en la determinación del costo de la tierra: 

a) Precio de compra (valor justo de mercado si se dona)
b) Cualquier comisión pagada
c) Cualquier honorario profesional pagado, incluyendo, sin limitación, honorarios legales, honorarios de agrimensores, honorarios de arquitectos y honorarios de búsqueda de títulos.
d) Cantidades pagadas por remover cualquier construcción del terreno (debiéndose restar el valor residual de dicha demolición), limpieza del terreno
e) Impuestos devengados o no pagados hasta la fecha de adquisición

2) EDIFICIOS Y MEJORAS 

La edificación se define como una estructura permanente, adosada a la tierra, que tiene un techo y está encerrada por paredes. Los siguientes gastos se consideran para determinar el costo de un edificio:

a) Precio de compra (valor justo de mercado si se dona)
b) Gastos de acondicionamiento del inmueble para su uso con el fin para el que fue adquirido
c) Costos de construcción
d) Honorarios profesionales pagados, incluyendo, sin limitaciones, comisiones de venta, honorarios de corretaje, honorarios de inspección, permiso de construcción, honorarios legales, honorarios de arquitectura, honorarios de ingeniería, etc.

La mejora del edificio se define como un evento de capital que mejora la vida útil de un edificio, el valor de un edificio, o ambos. Por ejemplo, la conversión de un sótano o ático en una oficina, la mejora de paredes o pisos, renovaciones interiores o exteriores, etc.

Todos los costos incurridos en la mejora del edificio se consideran costos de mejoras.

Los costos de mantenimiento de edificios son aquellos que permiten que un activo continúe utilizándose durante su vida útil original. Por ejemplo, las reparaciones del edificio o sus sistemas (plomería, calefacción, HVAC, limpieza, control de plagas, etc.). Estos costos se consideran costos de mantenimiento de edificios y se tratan como gastos según los PCGA, y no se deben capitalizar. Deben registrarse como costos de reparación y mantenimiento. Se debe prestar atención a si estos costos deben tratarse como costos de mantenimiento de edificios o costos de mejora de edificios. 

3) MEJORAS A LOCALES ARRENDADOS 

Las mejoras a locales arrendados se definen como mejoras realizadas a la propiedad arrendada que deben revertir al arrendador al momento del vencimiento del contrato de arrendamiento. La vida útil de dicha mejora es la vida estimada de servicio o el plazo remanente del arrendamiento, el que sea menor.

4) EQUIPO

Los equipos son activos tangibles que se utilizarán para las operaciones. Todos los costos involucrados en poner el equipo en una condición lista para usar deben incluirse en el valor del activo. Los siguientes gastos se consideran para determinar el costo del equipo: 

a) Precio del contrato o factura
b) Derechos pagados 
c) Gastos de flete
d) Gastos de instalación
e) Gastos de seguro de tránsito 
f) Los gastos pagados por pruebas y preparación para el uso

La lista de equipos del Colegio incluye los siguientes elementos, que pueden modificarse de vez en cuando:
    
a) Computadoras
b) Impresoras
c) Teléfonos
d) Mobiliario de oficina
e) Aires acondicionados
f) Proyectores
g) Electrodomésticos de cocina
h) Frigoríficos
i) Lavavajillas
j) Software (solo propiedad)

5) CONSTRUCCIÓN EN CURSO (CIP)

Un activo CIP se valora como el costo del trabajo de construcción iniciado pero aún no terminado. Para los activos CIP, la depreciación no se registra hasta que el activo se pone en servicio. Cuando finaliza la construcción, un activo CIP se clasifica como un activo fijo bajo el encabezado aplicable (por ejemplo, edificio, mejora de edificios, mejora de terrenos) con todos los costos asociados con el CIP hasta la fecha de cambio a activos fijos. Una vez que se categoriza como un activo fijo, se contabilizará la depreciación (nota: como se indicó anteriormente, la depreciación se contabiliza una vez que el activo se pone en servicio).

6) TRANSFERENCIA DE CIP A ACTIVOS FIJOS

Después de que un activo se pone en servicio, todos los costos asociados con él que se almacenan en la cuenta CIP se transfieren a la cuenta de activos fijos correspondiente. Por ejemplo:

B. ACTIVOS INTANGIBLES 

Los activos intangibles son bienes que no poseen sustancia física.

La Declaración GASB No. 51 brinda orientación para la contabilidad y los informes financieros de los activos intangibles y enumera las siguientes características de los activos intangibles: 

1. Falta de sustancia física. 
2. Naturaleza no financiera (las cuentas por cobrar o pagos anticipados no son activos intangibles). 
3. La vida útil inicial se extiende más allá de un solo período de informe. 

C. COSTO DE ADQUISICIÓN DE ACTIVO FIJO

Los estándares GAAP generalmente requieren que los activos fijos se registren a su costo histórico, incluidos todos los gastos normales para llevar el activo a una ubicación y condición para su uso previsto.

Los costos de adquisición incluyen costos de instalación, montaje, flete, almacenamiento, seguros, impuestos, etc.

Si un activo fijo no se compra, sino que se adquiere a través de una donación, entonces su costo de adquisición es el valor justo de mercado de ese activo más todos los gastos directos realizados en relación con la puesta en funcionamiento de ese activo para el propósito previsto.

Una vez que se registra el valor de un activo fijo, no se puede cambiar bajo ninguna circunstancia.

A los efectos de la capitalización existe un umbral individual por activo. Sin embargo, si hay un proyecto en curso, el total combinado de todos los activos fijos involucrados en el proyecto debe tenerse en cuenta para determinar los costos de capitalización. El umbral de costo de capitalización del Colegio para activos fijos es el siguiente:

D. DEPRECIACIÓN

La depreciación se define como el proceso contable de asignar el costo de los activos tangibles a gastos corrientes de manera sistemática y racional en aquellos períodos en los que se espera beneficiarse del uso del activo. La depreciación es un costo de ocupación o uso y, por lo tanto, debe comenzar el mes siguiente a la fecha en que el activo se pone en producción. Se puede calcular con el método de línea recta o con el método de saldo decreciente. El Colegio sigue el método de depreciación en línea recta. Los activos se deprecian durante su vida útil estimada.
Actualmente, el Colegio calcula la depreciación mensualmente utilizando el método de depreciación en línea recta. Los períodos de vida estimados a considerar en la determinación de la depreciación de los activos fijos del Colegio son los siguientes:

Los siguientes hechos se consideran al calcular la depreciación:

1) Fecha de compra;
2) Costo total de un activo;
3) Vida útil de un activo;
4) Método de depreciación (línea recta); y
5) Valor de rescate o residual (valor de venta al final de la vida útil de un activo), si lo hubiere.

Generalmente, al final de la vida útil de un activo, la depreciación total acumulada es igual al costo total del activo menos cualquier valor residual.
Por ejemplo, suponga que la universidad compró un activo fijo por $110,000 10. La vida útil del activo se estima en diez (10) años utilizando el método de línea recta. Al final de los 10,000 años, el activo tiene un valor de rescate de $XNUMX. 

Depreciación cada año = (costo - valor de recuperación)/vida estimada
                                      = ($110,000-$10,000)/10
                                      = $100,000/10
                                      = $10,000 por año
Después de 10 años, la depreciación total del activo es de $100,000 10 (10,000 años x $XNUMX XNUMX). Como se señaló anteriormente, la depreciación total también es igual al costo total menos el valor de rescate. 
($110,000-$10,000=$100,000).

E. DETERIORO DEL ACTIVO FIJO 

El Colegio sigue la Declaración No. 42 de GASB relacionada con el deterioro de los activos fijos. La Declaración No. 42 contiene una guía para medir las pérdidas por deterioro de los activos de capital.
Un activo se considera deteriorado cuando su utilidad para el servicio disminuye significativa e inesperadamente; es decir, ocurre algo que no está dentro del ciclo de vida normal del activo.
Se requiere informar el efecto del deterioro cuando ocurre en lugar de a través de un gasto de depreciación o cuando se enajena el activo.

F. DISPOSICIÓN DE ACTIVOS 

La enajenación de un activo fijo se produce cuando una empresa necesita vender su activo por cualquier motivo (ya sea por el fin de su vida útil o por el intercambio de activos). En resumen, es la venta de un activo fijo.
Las posibles formas de disponer de un activo son las siguientes:

1) Se puede vender a un tercero
2) Se puede vender como chatarra
3) Se puede donar
4) Se puede vender a cualquier empleado de una organización.
5) Se puede negociar mientras se compra un nuevo activo
6) Se puede transferir a otro departamento

Independientemente del proceso utilizado para enajenar un activo, todas las enajenaciones de activos deben ser autorizadas por el Contralor. Los activos enajenados deben venderse al valor de mercado del activo en el momento de la venta.
Una vez enajenado, el activo se elimina del balance general y la ganancia/pérdida se registra mediante un asiento de diario. 
Por ejemplo, suponga que una empresa compró un activo por $ 10,000. En la actualidad, su depreciación acumulada es de $8,000. La empresa quiere enajenar el activo. El valor de mercado del activo es de $3,000. Los siguientes asientos deben hacerse en el estado financiero:

                                 Si el valor de mercado del activo es de $1,500, entonces se debe hacer la siguiente entrada:

Si no hay ganancia o pérdida en la venta del activo, lo que significa que el valor de mercado es igual al saldo restante del activo ($ 2000 para este ejemplo), entonces se debe registrar la siguiente entrada:

Si la empresa está dando de baja un activo, lo que significa que después de la vida útil no hay valor de rescate, entonces se debe hacer la siguiente entrada:

El principal objetivo de disponer de activos y registrarlos de manera precisa es presentar un balance limpio de una organización para que refleje los activos reales disponibles.

G. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de todos los miembros del personal del Colegio proteger los activos fijos y asegurarse de que estos activos se utilicen únicamente para los fines autorizados y no para uso personal.

El Contralor también es responsable de garantizar que todos los registros de activos fijos se mantengan de manera precisa, incluida la consideración de todos los factores que son importantes al momento de la valoración y el cálculo de la depreciación de los activos fijos. El registro de activos debe mantenerse de manera oportuna.

Los registros de activos fijos deben distribuirse a todos los jefes de departamento para su revisión y recomendaciones, si corresponde. Si hay algún cambio propuesto, se debe informar al Controlador y se deben hacer las correcciones apropiadas.

El departamento de Contabilidad también es responsable de mantener registros precisos de lo siguiente:

1. 1. 1. 1. Fecha de compra
         2. Fecha de puesta en servicio del activo
         3. Datos del fabricante y del vendedor
         4. Número de modelo (si corresponde)
         5. Descripción detallada del activo
         6. Ubicación del activo
         7. Financiamiento y sus fuentes para adquirir un activo
         8. Garantía (si la hay)
         9. Detalles del seguro (si corresponde)
         10. Número de cuenta del libro mayor

El Departamento de Contabilidad también es responsable de mantener copias impresas y electrónicas de las facturas y toda la documentación de respaldo para que estén fácilmente disponibles cuando se requieran para fines de auditoría o cuando se necesiten de otro modo.

Aprobado por Gabinete: julio de 2021
Política de la Junta Relacionada: Contabilidad, Activos Fijos

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