Contabilidad - Procedimiento de Cuentas por Pagar

 

Procedimiento del Departamento de Contabilidad sobre Cuentas por Pagar

I. Introducción

Este procedimiento ha sido desarrollado para garantizar la seguridad de los fondos del Colegio, los negocios se llevan a cabo de acuerdo con los principios de responsabilidad, integridad, puntualidad y precisión. Guiado por estos principios, HCCC se esfuerza por 1) realizar los pagos oportunos de las facturas correspondientes de manera eficiente; y 2) reportar los pasivos pendientes de conformidad con GAAP. Además, el Colegio espera que todos los miembros de la comunidad y todos los proveedores que realicen negocios con el Colegio sigan esta política. 

Los siguientes procedimientos se refieren únicamente a pagos a proveedores. Para procedimientos adicionales relacionados con las siguientes categorías, consulte: 

    1. Procedimientos de reembolso de viajes y negocios
    2. Procedimientos de estipendio
    3. Procedimientos de Reembolso en Cuentas de Estudiantes

II. Entidades Afectadas por Estos Procedimientos

Los siguientes procedimientos afectan a todos los departamentos y oficinas de Hudson County Community College.

III. Definiciones

Cuentas por pagar es un tipo de deuda a corto plazo que normalmente representa el monto adeudado por una organización a sus proveedores o vendedores por bienes y servicios comprados a crédito. El Colegio contrae obligaciones con los proveedores y vendedores para comprar bienes y servicios utilizados en el curso ordinario de los negocios. El Departamento de Cuentas por Pagar ("Departamento AP") es responsable de auditar y procesar facturas y verificar facturas en nombre del Colegio.

El Departamento de AP realiza las siguientes funciones asociadas a este objetivo:

    1. Recepción de facturas
    2. Pagos electronicos
    3. Supervisión de créditos de proveedores
    4. Manejo de consultas de pago de proveedores y la comunidad universitaria.
    5. Supervisión del cotejo de documentos
    6. Procesamiento de pagos
    7. Interfaz del sistema de contabilidad
    8. Archivo de documentos e historial de pagos

Responsabilidad – El Departamento de AP se asegura de que todas las compras estén debidamente autorizadas antes de desembolsar los pagos, que las facturas estén paid una sola vez, y que los bienes del Colegio estén protegidos contra fraudes. Además, el Departamento de AP se asegura de que las transacciones estén debidamente documentadas para fines de auditoría.

Exactitud – Para informar adecuadamente tanto los pasivos como los gastos pendientes de la universidad, el Departamento AP registra los datos de los proveedores en el proceso de comprobantes y en las cuentas del libro mayor.

Transacciones de CHEQUES ELECTRÓNICOS – Pagos financieros electrónicos realizados a los empleados en lugar de un cheque.

Control de presupuesto –El procedimiento por el cual el Departamento se asegura de que los compromisos y gastos económicos del Colegio no superen sus respectivos presupuestos.

Integridad – Información específica y necesaria sobre todos los bienes y servicios prestados acordados para permitir el pago. Esto debe incluir la siguiente información:

    1. Número de factura y fecha.
    2. Número de orden de compra.
    3. Nombre del proveedor, dirección y otra información de contacto pertinente.
    4. Direcciones "Facturar a" y "Enviar a".
    5. Fecha(s) de entrega de bienes o servicios.
    6. Una descripción detallada de los bienes adquiridos o los servicios prestados, y el lugar donde se entregaron los bienes o se prestaron los servicios.

Orden de compra (PO) – Una Orden de Compra es un documento emitido por el Colegio al vendedor indicando tipos, cantidades y precios acordados de los productos y/o servicios que el vendedor proporcionará.

Oportunidad – Gastos informados por bienes y servicios en el período prestado, para pagar las facturas aprobadas de manera oportuna (Neto 30) y para aprovechar los descuentos de proveedores aplicables. Por estas razones, la presentación oportuna de una factura completa al Departamento de AP es fundamental. Se debe indicar a los proveedores que envíen todas las facturas directamente al Departamento AP y no al contacto del campus. La certificación oportuna de recibo por parte del departamento de recepción de la universidad al Departamento de AP es fundamental para el proceso de permitir que el Departamento de AP realice los pagos a tiempo a los proveedores.

vales - La intención interna de realizar un pago a un proveedor. El comprobante es un documento producido por el Colegio y emitido a un proveedor después de que se recibe la factura y se compara con una orden de compra y los documentos de recepción. Los comprobantes aprobados, cuando se procesan, se convierten en cheques o pagos E-CHECK.

IV. Procedimientos de política

Los siguientes procedimientos se implementarán para cumplir con la política de Cuentas por Pagar del Colegio y garantizar que los montos de las cuentas por pagar sean correctos; registrado de manera adecuada, precisa y eficiente; procesado una sola vez; y debidamente documentado en los estados financieros. Para poder procesar los pagos, todas las facturas deben ser aprobadas según los procedimientos del Colegio. El Departamento de Cuentas por Pagar se sujetará a los siguientes procedimientos:

1. Los proveedores deben ingresarse en el Sistema de Portal de Colega. 

2. Los vendedores no serán paid a menos que se ingrese un W-9 completo en el Sistema del Portal de Colega, y se apruebe una resolución por parte de la Junta (si es necesario).

3. Las facturas recibidas por el Departamento de cuentas por pagar deberán tener un sello de fecha.

4. Las facturas deben enviarse directamente al Departamento de AP. Si una factura se envía directamente al departamento de recepción, la responsabilidad del departamento es enviar la factura al Departamento de cuentas por pagar inmediatamente después de revisar y reconocer que los bienes se entregaron según lo representado por el proveedor y que se realizaron los servicios en la factura. Esto facilitará el pago dentro de los plazos y mitigará el riesgo de extravío, pérdida o retención de facturas que causen retrasos en la contabilidad adecuada y evitará mayores costos para el Colegio. Las facturas no deben guardarse en las oficinas departamentales. 

5. Solo el personal autorizado del Departamento de cuentas por pagar puede iniciar sesión en el Sistema de portal de colegas y procesar facturas. 

6. Los comprobantes de cuentas por pagar deben estar respaldados con factura original, orden de compra autorizada por el Colegio y recibo documentado de bienes y servicios. Los empleados de HCCC ingresarán la orden de compra y los datos de recepción en Colleague. 

7. La factura debe contener una descripción detallada de los servicios prestados o los bienes proporcionados, la(s) fecha(s) de entrega de los bienes o servicios y la ubicación de HCCC donde se prestaron los servicios o los bienes entregados. El pago de facturas que carezcan de información suficiente puede retrasarse hasta que se proporcione toda la información requerida. 

8. Si la factura es por un pago parcial, el vendedor debe indicar claramente el arreglo en la factura o contrato. En estas situaciones, el proveedor debe proporcionar el mismo nivel de documentación, como se describe en IV.7 anterior. 

9. Los números de factura se ingresan en el Sistema de portal de colegas exactamente como los proporciona el proveedor. La modificación del número de factura podría dar lugar a la duplicación de la tramitación. La modificación está estrictamente prohibida excepto según lo permita el Departamento de AP.

10. La entrada de la información de la factura es completa, precisa y válida.

11. Todos los bienes y servicios deben ser recibidos en el Sistema Portal de Colega por el departamento. Para servicios y bienes enviados directamente al departamento de pedidos, la responsabilidad del departamento de pedidos es notificar al Departamento de AP que los servicios o bienes han sido recibidos satisfactoriamente y aceptados en el sistema para el proceso de pago. 

12. Las diferencias entre la orden de compra y la factura se marcarán, investigarán y resolverán antes de procesar los pagos. Las diferencias incluyen, pero no se limitan a, nombre de proveedor diferente, discrepancia de cantidad o discrepancia de dólares. 

13. El impuesto sobre las ventas no debe incluirse en ninguna factura porque el Colegio es una entidad exenta de impuestos. El Departamento de AP proporcionará documentación al vendedor para respaldar el estado de exención de impuestos, incluido un número y certificado de exención de impuestos sobre las ventas, si es necesario. 

14. Todas las compras de bienes de capital son procesadas por el Departamento de AP. 

15. El Departamento de AP enviará por correo todos los pagos aprobados a la dirección registrada. Cualquier pago que implique un manejo especial, como envíos al día siguiente o recolección en persona, requiere aprobación previa. El uso del envío nocturno y el procesamiento urgente de pagos se limitará a situaciones de emergencia. 

16. El Departamento de AP procesa cheques y realiza pagos dos veces por semana. Los pagos de AP Department Check y E-CHECK se procesan en días alternos. 

17. Los reembolsos para estudiantes se procesan en la Oficina de tesorería y los cheques se emiten a través del Departamento AP una vez por semana.

18. Cheque Solicitud de pago, como se indica a continuación, debe usarse cuando no se aplican otras formas de pago (por ejemplo, orden de compra y comprobante de caja chica). Cualquier orden de compra de bienes debe ser procesada por el Departamento de Compras.   

19. Los cheques extraviados, duplicados y pendientes desde hace mucho tiempo se investigarán antes de emitir otro cheque. El Oficial del Departamento AP procesará todos los ajustes de cheques en el Sistema de Colega después de que se completen todas las investigaciones.

20. Los datos de pago positivos se transmiten al banco después de cada lote de pago de cheques.

21. Cualquier pregunta relacionada con esta política debe dirigirse al Oficial del Departamento de AP. Las preguntas pueden enviarse electrónicamente a Cuentas por pagar en apCOLEGIO COMUNITARIO DEL CONDADO DE HUDSONGRATIS. Alternativamente, se puede contactar al Oficial del Departamento AP al (201) 360-4055.

Aprobado por Gabinete: julio de 2021
Política de la Junta relacionada: contabilidad, cuentas por pagar

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