Contabilidad - Procedimiento de cuentas por cobrar

 

I. Introducción

Las cuentas por cobrar son un activo significativo para el Colegio Comunitario del Condado de Hudson. Las cuentas por cobrar del Colegio deben administrarse para asegurar el cobro eficiente y efectivo de todas las deudas contraídas con el Colegio. Este procedimiento se aplica a todos los estudiantes del Colegio.

II. Definición

Cuentas por cobrar: Cualquier obligación dineraria derivada de una transacción de consumo. Las cuentas por cobrar son el resultado de varios tipos de transacciones financieras que incluyen, entre otras, matrículas de estudiantes, tarifas, cursos de inscripción abierta de educación continua, así como ventas de bienes y servicios.

Corrección de cuentas por cobrar: Una corrección de cuentas por cobrar ocurre cuando un cambio en el monto de las cuentas por cobrar adeudadas en una cuenta ha sido cancelado o ajustado porque el Colegio no tiene derecho a cobrar el dinero.

Castigos administrativos: Cuentas por cobrar de estudiantes que el Colegio ha determinado que serán canceladas, cuando un estudiante impugna la deuda debido a circunstancias imprevistas, y la apelación es aprobada por el Comité de Circunstancias Especiales para Retiro.

Deuda: Cualquier monto en dólares adeudado a la universidad, incluidos, entre otros, matrículas, tarifas, préstamos y ventas de bienes y servicios.

Deudor: Un individuo, empresa, organización sin fines de lucro o cualquier otra entidad pública o privada, incluido el gobierno estatal, local o federal, que es responsable de una deuda o contra quien existe un reclamo por una deuda.

Restricciones: Limitaciones a las actividades actuales o futuras de los estudiantes, profesores y personal impuestas por el Colegio.

Estudiante: Una persona cuya solicitud de admisión ha sido procesada y aprobada por la Oficina de Admisiones de la Universidad. Un estudiante incluye a cualquier persona que se inscriba en cualquier curso de crédito o sin crédito ofrecido por el Colegio.

tercero Gestión de cuentas por cobrar

El Colegio establecerá una fecha de vencimiento de matrícula para cada semestre. Aquellos estudiantes que no hayan entrado en un plan de pago diferido, paid en su totalidad a la fecha establecida, o que no hayan sido autorizados por la Oficina de Financial Aid, corren el riesgo de ser dados de baja de sus clases. El Colegio dará de baja a los estudiantes de la matrícula por falta de pago de la matrícula. Las fechas para dar de baja a los estudiantes están determinadas por la Oficina de Servicios de Inscripción. 

El Colegio ha escrito policies and procedures para administrar el proceso de cuentas por cobrar para las siguientes categorías:

      1. Subparte A. Matrícula y tarifas
      2. Subparte B. Establecimiento de cuentas por cobrar
      3. Subparte C. Opciones de pago
      4. Subparte D. Política de pago
      5. Subparte E. Facturación
      6. Subparte F. Colecciones
      7. Subparte G. Cancelaciones administrativas
      8. Subparte H. Requisitos para la colocación de retenciones en los expedientes de los estudiantes
      9. Subparte I. Reembolsos
      10. Subparte J. Formulario 1098-T, Declaración de matrícula
      11. Subparte K. Seguro médico para estudiantes

Subparte A. Matrícula y tarifas

Las tarifas y tarifas de matrícula estándar están sujetas a la aprobación de la Junta de Síndicos cada año académico. Otras tarifas relacionadas con el curso también están sujetas a la aprobación de la Junta de Síndicos durante todo el año académico.  
Los tres tipos de tasas de matrícula incluyen:

            1. Residentes del condado de Hudson
            2. Residentes fuera del condado
            3. Residentes fuera del estado e internacionales

Subparte B. Establecimiento de cuentas por cobrar

Es responsabilidad del Colegio establecer los términos y condiciones de pago al momento de crear una cuenta. La deuda deberá ser reconocida por el estudiante u otro deudor en el momento de la creación de la cuenta. El reconocimiento debe ser por escrito, o mediante la realización del proceso de registro automatizado indicando que el deudor ha aceptado los términos y condiciones de las obligaciones de pago.
La obligación por cobrar se ingresará en el sistema Ellucian Colleague (libro mayor auxiliar del estudiante) en el momento en que se establezca la cuenta por primera vez.

Subparte C. Opciones de pago

1. Métodos de pago

El Colegio acepta cheques personales, cheques de caja y giros postales para el pago. También se aceptan pagos con tarjeta de crédito (MasterCard, VISA, Discover y American Express).  

Los pagos se pueden realizar a través del Colegio utilizando nuestra plataforma Liberty Link (en línea a través del siguiente enlace: https://libertylink.hccc.edu/Student > Finanzas Estudiantiles > Realizar un Pago), por teléfono y en persona. Los pagos en efectivo deben realizarse en dólares estadounidenses. Para garantizar una publicación adecuada, se recomienda que todos los pagos incluyan el nombre del estudiante y el número de identificación en todos los cheques o giros postales.
 
Todos los pagos y la correspondencia enviados por el Servicio Postal de los Estados Unidos deben enviarse por correo a la dirección que se indica a continuación. Los pagos se aplican a las cuentas por cobrar de los estudiantes dentro de las 24 horas posteriores a la recepción.
 
Hudson County Community College
A la atención de: Cuentas estudiantiles/Oficina de tesorería
70 Sip Avenue, 1.er piso
Jersey City, Nueva Jersey 07306

Plan de pago mensual
Un Plan de Pago Diferido está disponible para los estudiantes matriculados en los semestres de otoño y primavera, con el fin de ayudar con el pago de la matrícula y las tarifas y asegurar las clases para el semestre. Hay una tarifa de pago diferido de $25 (no reembolsable) por semestre para cubrir el costo de administrar este programa. Los estudiantes pueden organizar Planes de Pago Diferido a través de la plataforma College Liberty Link (en línea a través del siguiente enlace: https://libertylink.hccc.edu/Student > Finanzas para estudiantes > Realizar un pago > Crear plan de pago), por teléfono y en persona. Los estudiantes deben estar preparados para realizar su primer pago antes de que se active el plan de pago. No hay planes de pago disponibles para períodos de verano, sesiones de invierno ni para saldos vencidos. Después de que un estudiante se inscriba en un plan de pago y realice su primer pago, no se le dará de baja de sus clases para ese semestre.

Financial Aid
Los estudiantes pueden optar por apply for financial aid para ayudar con el pago de su matrícula y cuotas. la oficina de Financial Aid determina la elegibilidad para varios tipos de financial aid y el desembolso real de la mayoría de los fondos administrados por la Oficina. Si un estudiante financial aid los premios aún no están completos y/o se revierten por cualquier motivo, el estudiante sigue siendo responsable del pago del saldo de la matrícula y las cuotas adeudadas. Si los estudiantes tienen preguntas sobre financial aid, incluidos los préstamos, deben comunicarse con la Oficina de Financial Aid .

Subparte D. Política de pago

Estudiantes con unpaid cuentas por cobrar, que no han hecho arreglos satisfactorios con la Oficina de Cuentas Estudiantiles/Tesorería para pagar la cuenta por cobrar, o que no tienen aid adjudicaciones vigentes antes de la fecha límite de cada término, pueden ser dados de baja de las clases. Los plazos de pago se indican en los estados de cuenta de registro y facturación, y se pueden encontrar electrónicamente en https://myhudson.hccc.eduY en https://www.hccc.edu/tuition
 
Al graduarse o darse de baja de la universidad, los estudiantes son responsables del pago puntual de cualquier saldo pendiente adeudado a la universidad. Si no se realiza el pago, la cuenta se enviará a una de las agencias de cobro que prestan servicios al Colegio. 

Subparte E. Facturación

Los estudiantes pueden ver sus cuentas en línea; y las facturas en papel se emiten mensualmente.
El Colegio envía por correo una factura impresa uniforme al deudor por lo menos 30 días antes de la remisión a cualquier agencia de cobro. 

Para cuentas morosas, el Colegio enviará por correo una factura impresa uniformada al deudor por lo menos 30 días antes de referir la cuenta a una agencia de cobro.

Subparte F. Colecciones

Las cuentas morosas no resueltas que superen los $500 se enviarán a una de las agencias de cobro, Allied Account Services o Transworld Systems, divididas por orden alfabético. Los saldos de antigüedad se anotarán en el sistema Ellucian, indicando a qué agencia de cobranza se envía la deuda. Los estudiantes con deuda morosa tendrán restricciones de Registrador y registro hasta el momento en que la deuda sea pagada.aid en su totalidad. 

Al proporcionar documentación de confirmación suficiente al Colegio, las deudas de los estudiantes descargadas en bancarrota pueden ser canceladas por el Colegio y cesarán los procedimientos de cobro.

Subparte G. Cancelaciones administrativas

Los estudiantes que experimenten circunstancias imprevistas podrán solicitar cambios de calificación y/o ajustes de los cargos de matrícula completando una Solicitud de Circunstancias Especiales para Retiro. Las solicitudes completadas son revisadas quincenalmente por un comité formado por el Director de Cuentas Estudiantiles/Tesorero, el Vicepresidente de Asuntos Estudiantiles e Inscripción, el Decano Asociado de Financial Aid y el Decano Asociado del Centro de Éxito Estudiantil y Académico. Si se aprueba el ajuste de matrícula, se completará una cancelación administrativa para la(s) clase(s) solicitada(s).

Subparte H. Requisitos para la colocación de retenciones en los expedientes de los estudiantes

A los estudiantes que tengan saldos en sus cuentas se les negará el acceso a la recepción de registros del Registrador. Además, los estudiantes con saldos en su cuenta de estudiante de más de $ 500 no podrán registrarse para períodos académicos futuros.  

Los estudiantes cuyas cuentas se envíen a cobros tendrán un registrador y una retención de registro en sus cuentas hasta que el saldo sea p.aid en su totalidad.

Cheques devueltos 

Se cobrará un cargo de $25 a los estudiantes por cada cheque devuelto emitido por el estudiante a la universidad. Además, los estudiantes cuyos cheques hayan sido devueltos tendrán restricciones en sus cuentas para evitar que esos estudiantes paguen al Colegio con cheques en el futuro.

Subparte I. Reembolsos

La Oficina de Cuentas Estudiantiles/Tesorería procesa los reembolsos de los estudiantes semanalmente. Los reembolsos generados por los pagos con tarjeta de crédito se acreditarán a la tarjeta de crédito utilizada para el pago. Financial Aid los reembolsos se generan en forma de cheques enviados por correo y cheques electrónicos. Todos los cheques son procesados ​​por el Departamento de Cuentas por Pagar.

Subparte J. Formulario 1098-T, Declaración de matrícula

Cada mes de enero, la Oficina de Cuentas Estudiantiles/Tesorería prepara el Formulario 1098-T, Declaraciones de impuestos de matrícula para los estudiantes. Los estudiantes a los que les falten números de seguro social recibirán notificaciones por correo postal y electrónico para enviar esta información a la Oficina de Cuentas Estudiantiles/Tesorería dos veces al año.

Subparte K. Seguro médico para estudiantes

De acuerdo con la legislación promulgada el 5 de julio de 2013, la universidad ya no está obligada a proporcionar seguro médico a los estudiantes. 
 
Se recomienda a los estudiantes que deseen comprar un seguro médico que visiten los siguientes dos sitios web para conocer sus opciones de seguro médico:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm 
https://www.healthcare.gov/

Aprobado por Gabinete: julio de 2021
Política de la Junta relacionada: Política sobre cuentas por cobrar

Volver a Policies and Procedures