Política de Adquisiciones

PROPÓSITO

El propósito de esta Política de Adquisiciones es establecer los procedimientos que deben seguirse para que la adquisición de bienes y servicios cumpla con las leyes aplicables.

POLÍTICA

La adquisición de bienes y servicios se rige por diversas leyes. El Colegio y su Junta Directiva (“Junta”) están comprometidos a cumplir con todas las leyes para comprar de manera eficiente y efectiva los bienes y servicios necesarios. Es política de Hudson County Community College adquirir todos los bienes y servicios de acuerdo con las leyes aplicables, incluida la Ley de Contratos Universitarios del Condado de Nueva Jersey, NJSA 18A:64A-25.1, et seq.

El Directorio delega en el Presidente la responsabilidad de desarrollar procedimientos y un sistema de controles internos para las compras. La Oficina de Finanzas será responsable de implementar la política.

Aprobado: Enero de 2022
Aprobado por: Patronato
Categoría: Compras
Subcategoría: Adquisiciones
Revisión programada: junio de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finanzas

Reunión de HCCC PEC - agosto de 2022

Procedimientos

I. INTRODUCCIÓN

El Procedimiento de Contratación tiene por objeto establecer los lineamientos básicos para toda contratación de bienes y servicios que cumplan con las leyes aplicables.

1. Compra menos del 20% del umbral de oferta de la universidad
   1. De conformidad con NJSA 18A:64A-25.19, las adjudicaciones de compras, contratos o acuerdos estimados en menos del veinte por ciento (20 %) del umbral de oferta actual de la universidad ($8,320 a partir del 1 de julio de 2023) pueden otorgarse previa solicitud de uno cotización o propuesta.
      2. Se requiere un Certificado de Registro Comercial de los proveedores cuando la compra excede el 15% del umbral de oferta de la Universidad ($6,240 al 1 de julio de 2023) y los servicios se realizan en Nueva Jersey. NJSA 52:32-44, y siguientes.
      3. Se requiere la aprobación del Jefe de Oficina/Unidad y/o del Vicepresidente de Departamento para la solicitud de compra.
2. Entre el 20% del Umbral de Oferta del Colegio y $17,499
   1. De conformidad con NJSA 18A:64A-25.19, se solicitará un mínimo de dos (2) cotizaciones, siempre que sea posible, antes de la adjudicación de la compra. La adjudicación del contrato se realizará sobre la base de la cotización responsable más baja recibida que sea más ventajosa para el Colegio, el precio y otros factores considerados. Si la adjudicación no se hace al vendedor que ofrece la cotización más baja, se hará constar con dicha compra una declaración explicativa de las razones por las cuales se hizo. Según la práctica del Colegio, se deben obtener tres (3) cotizaciones si es factible.
      
      1. Siempre que se requieran cotizaciones múltiples, la oficina/unidad individual es responsable de solicitar las cotizaciones múltiples. La Oficina de Adquisiciones trabajará con la oficina/unidad para ayudar a localizar posibles proveedores alternativos cuando sea necesario.
   2. Las exenciones adicionales del proceso de cotización múltiple incluyen el uso de contratos estatales (NJSA 18A:64A-25.9), compras conjuntas con otras universidades del condado, municipios o condados dentro de los cuales se encuentra la universidad del condado, instituciones de educación superior u otras unidades de gobierno de conformidad con a la Ley de Contratos Públicos Locales (NJSA 18A:64A-25.10), sistemas de fijación de precios cooperativos establecidos bajo las leyes de Nueva Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) y acuerdos de compras cooperativas reconocidos y aceptados a nivel nacional (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   3. Los factores que se pueden considerar si se otorga a las cotizaciones que no son las más bajas incluyen, pero no se limitan a:
      
      1. Experiencia previa (incluida la experiencia previa con HCCC)
      2. Referencias
      3. Ubicación (siempre que la proximidad física del proveedor sea un requisito para la compra o ejecución eficiente y económica del contrato)
   4. Se requiere la aprobación del jefe de oficina/unidad y/o del vicepresidente de departamento para la solicitud de compra.
3. Entre $17,500 y el Umbral de Oferta de la Universidad - Proceso Justo y Abierto
   1. En lugar de solicitar múltiples cotizaciones de conformidad con NJSA 18A:64A-25.19, la Universidad puede utilizar un Proceso Justo y Abierto para compras entre $17,500 y el Umbral de Oferta de la Universidad. Esto implica publicar una Solicitud de Propuestas (RFP) en el sitio web de la Universidad durante un mínimo de diez (10) días. El contrato puede adjudicarse en función de la propuesta receptiva responsable más baja recibida que sea más ventajosa para la universidad, el precio y otros factores considerados. Si la adjudicación no se otorga al proveedor que ofrece la propuesta más baja, se archivará junto con dicha compra una declaración explicativa de los motivos.
   2. No se requiere una Certificación de Divulgación de Entidad Comercial (BEDC) cuando se utiliza un Proceso Justo y Abierto mediante la publicación de la RFP en el sitio web de la Universidad.
   3. Las exenciones adicionales del proceso de cotización múltiple incluyen el uso de contratos estatales (NJSA 18A:64A-25.9), compras conjuntas con otras universidades del condado, municipios o condados dentro de los cuales se encuentra la universidad del condado, instituciones de educación superior u otras unidades de gobierno de conformidad con a la Ley de Contratos Públicos Locales (NJSA 18A:64A-25.10), sistemas de fijación de precios cooperativos establecidos bajo las leyes de Nueva Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) y acuerdos de compras cooperativas reconocidos y aceptados a nivel nacional (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   4. Se requiere la aprobación del jefe de oficina/unidad, vicepresidente de departamento, director financiero o designado para la solicitud de compra.
4. Entre $ 17,500 y el umbral de oferta de la universidad: proceso no justo y abierto
   1. De conformidad con NJSA 18A:64A-25.19, se solicitará un mínimo de dos (2) cotizaciones, siempre que sea posible, antes de la adjudicación de la compra. La adjudicación del contrato se realizará sobre la base de la cotización responsable más baja recibida que sea más ventajosa para el Colegio, el precio y otros factores considerados. Si la adjudicación no se hace al vendedor que ofrece la cotización más baja, se hará constar con dicha compra una declaración explicativa de las razones por las cuales se hizo. Según la práctica del Colegio, se deben obtener tres (3) cotizaciones siempre que sea posible.
   2. Se requiere una Certificación de Divulgación de Entidad Comercial (BEDC) para otorgar un contrato a los proveedores cuando se sigue un Proceso No Justo y Abierto. Los sistemas de administración de contratos Colleague y Bonfire almacenarán todos los BEDC.
   3. Se requiere una Resolución de adjudicación de la Junta de Síndicos para todas las compras por debajo del umbral de oferta del Colegio, a menos que exista una resolución de la Junta de Síndicos que apruebe la autoridad para que el agente contratante adjudique contratos hasta el monto del umbral de oferta. Se ha otorgado al Director de Contratos y Adquisiciones la autoridad para adjudicar contratos al umbral de oferta ($41,600 al 1 de julio de 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (ver explicación adicional a continuación).
   4. Las exenciones para el requisito de solicitar cotizaciones múltiples son las mismas que las anteriores.
   5. Se requiere la aprobación del jefe de oficina/unidad, vicepresidente de departamento, director financiero o designado para la solicitud de compra.
5. Compras por debajo del umbral de licitación del colegio - Resolución que autoriza al Director de Contratos y Adquisiciones a adjudicar contratos por debajo del umbral de licitación
   1. De conformidad con NJSA 18A:64A-25.3, se pueden realizar, negociar y adjudicada por un agente de contrataciones, cuando así lo autorice por resolución del Patronato, sin publicidad pública de las ofertas y licitación de las mismas. El Director de Contratos y Adquisiciones debe seguir los procedimientos de la ley de Contratos Universitarios del Condado al otorgar Contratos. Según la práctica del Colegio, se deben obtener tres (3) cotizaciones siempre que sea posible.
   2. Es necesario solicitar cotizaciones múltiples a menos que exista una exención. Las exenciones para la solicitud de cotizaciones son las mismas que las anteriores.
   3. Se requiere la aprobación de la Junta de Síndicos y del Director de Contratos y Adquisiciones para la solicitud de compra.
6. Compras iguales o superiores al umbral de oferta
   1. Los artículos con un valor mayor que el umbral de oferta de la universidad se anunciarán públicamente y se ofertarán a menos que estén exentos según 18A:64A-25.5 u otra ley, y deberán cumplir con la Política 6.4 de Play-to-Play. El Director de Contratos y Adquisiciones preparará las especificaciones de la oferta o una solicitud de propuestas, según corresponda, con el Director del Departamento y/o el CFO o su designado. Las adquisiciones exentas de licitación (excluidos los servicios profesionales) todavía requieren la solicitud de cotizaciones múltiples de conformidad con NJSA 18A:64A-25.5.
   2. La lista de excepciones de licitación pública se encuentra en NJSA 18A:64A-25.5. e incluir lo siguiente:
      1. Servicios profesionales;
      2. Servicios extraordinarios no especificados ("EUS") y productos que no pueden describirse razonablemente mediante especificaciones escritas, sujetos, sin embargo, a procedimientos consistentes con licitaciones públicas siempre que sea posible;
      3. Materiales o suministros que no están disponibles a través de más de un proveedor, incluidos, entre otros, materiales o suministros que están patentados o protegidos por derechos de autor;
      4. Trabajo realizado por empleados de HCCC;
      5. Impresión de avisos legales y documentos utilizados en procesos judiciales;
      6. Libros de texto, material bibliotecario y servicios bibliotecarios especializados;
      7. Suministros y servicios de alimentos, incluidos suministros de alimentos y contratos de gestión para centros de estudiantes, comedores y cafeterías;
      8. Servicios prestados por una empresa de servicios públicos que está sujeta a la jurisdicción de la Junta de Servicios Públicos (BPU), de acuerdo con las tarifas y listas de cargos aprobadas por la BPU;
      9. Servicio de reparación de equipos si tiene la naturaleza de un EUS, incluidas las piezas necesarias;
      10. Maquinaria o equipo especializado de naturaleza técnica que no permita razonablemente la elaboración de especificaciones, y la adquisición de las mismas, sin publicidad en el interés público;
      11. Seguros, incluidas las coberturas y los servicios de consultoría, que se contratarán de acuerdo con los requisitos de un EUS;
      12. Publicación de avisos legales en periódicos, según lo requiera la ley;
      13. Adquisición de artefactos u otros artículos de carácter intrínseco, artístico o histórico únicos;
      14. Cobro de montos adeudados por préstamos estudiantiles, incluidos, entre otros, Préstamos Federales para Estudiantes;
      15. Servicios de consultoría profesional;
      16. Entretenimiento, incluidas, entre otras, presentaciones teatrales, bandas y otros conciertos, películas y otras producciones audiovisuales;
      17. Contratos que utilizan fondos creados por las cuotas de actividades estudiantiles cobradas o recaudadas por los estudiantes, que no están bajo el control directo de la universidad y gastados por organizaciones estudiantiles;
      18. Impresión, incluidos, entre otros, catálogos, anuarios y anuncios de cursos;
      19. Suministro de bienes o servicios para el uso, soporte o mantenimiento de hardware informático patentado, periféricos de software y desarrollo de sistemas para el hardware;
      20. Contratación de personal y publicidad, incluida, entre otras, la publicidad que busca la inscripción de estudiantes;
      21. Suministros educativos, libros, ropa, etc. comprados por una librería de una universidad del condado, o por una empresa de servicios o administración bajo contrato con una universidad del condado para operar una librería de la universidad del condado;
      22. Compra o alquiler de togas y birretes de graduación y certificados o placas de premios;
      23. Gastos de viaje o congresos;
      24. Artículos disponibles de proveedores a costos por debajo del precio del contrato estatal para el mismo producto o servicio, que cumple o excede los términos o condiciones del contrato estatal;
      25. Compras realizadas o celebradas con los Estados Unidos, el Estado de Nueva Jersey, un condado o municipio o cualquier junta, organismo o funcionario, agencia o autoridad o cualquier otro estado o subdivisión del mismo.
   3. Excepciones adicionales a la licitación pública incluyen el uso de Contratos Estatales (NJSA 18A:64A-25.9), Compras Conjuntas con otras universidades del condado, municipios o condados dentro de los cuales se encuentra la universidad del condado, instituciones de educación superior u otras unidades de gobierno de conformidad con la Ley de Contratos Públicos Locales (NJSA 18A:64A-25.10),
      sistemas cooperativos de fijación de precios establecidos conforme a las leyes de Nueva Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) y acuerdos de compra cooperativa reconocidos y aceptados a nivel nacional (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   4. Se debe considerar un Proceso Justo y Abierto para adquisiciones exentas de licitación para evitar la necesidad de obtener un Certificado de Divulgación de Entidad Comercial.
   5. Los terceros que escriban o ayuden con la preparación de las especificaciones de la oferta o la solicitud de propuestas no son elegibles para ofertar o presentar una propuesta para el mismo contrato.
   6. La adjudicación del contrato por parte del público que requiere publicidad pública para las ofertas será otorgada por la Junta de Síndicos al postor responsable más bajo. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Servicios profesionales:
      1. De conformidad con NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1), los contratos cuyo objeto consiste en servicios profesionales están exentos de licitación pública.
      2. De conformidad con NJSA 18A:64A-25.19, no se requieren cotizaciones múltiples para los contratos de servicios profesionales.
      3. No se requiere un BEDC si se utiliza un proceso justo y abierto para obtener un contrato de servicio profesional.
      4. Los Servicios Profesionales se definen como “los servicios prestados o realizados por una persona autorizada por la ley para ejercer una profesión reconocida y cuyo ejercicio esté regulado por la ley y cuyo desempeño requiera un conocimiento de tipo avanzado en un campo de aprendizaje adquirido por un período formal prolongado”. curso de instrucción y estudio especializado a diferencia de la instrucción académica general, el aprendizaje o la capacitación. Los servicios profesionales también significan los servicios prestados en la ejecución de un trabajo que sea de carácter original y creativo en un campo reconocido del esfuerzo artístico”.
   8. Compras de emergencia:
      1. De conformidad con NJSA 18A:64A-25.6, la universidad puede realizar, negociar o adjudicar cualquier compra sin publicidad pública para las ofertas, cuando una emergencia que afecte la salud, la seguridad o el bienestar de los ocupantes de la propiedad de la universidad requiera la entrega inmediata de los materiales. o suministros o la ejecución del trabajo.
      2. Una solicitud escrita para la compra, por parte del empleado a cargo del edificio, instalación o equipo donde ocurrió la emergencia, deberá ser radicada ante el Director de Contratos y Adquisiciones, describiendo la naturaleza de la emergencia, el momento de su ocurrencia y la necesidad de invocar la excepción de compra de emergencia. El Presidente y el Director de Contrataciones y Adquisiciones están autorizados a adjudicar un contrato para la compra si el Director está satisfecho de que existe la emergencia.
      3. Con la entrega de la obra, materiales o suministros, el contratista tendrá derecho a ser paid por lo tanto y el Colegio estará obligado para la
      4. No se requieren cotizaciones múltiples para compras de emergencia.
   9. Se requiere la aprobación del jefe de oficina/unidad, vicepresidente de departamento, director financiero o designado para la solicitud de compra.
7. Ejecución de Contratos
   1. Todos los contratos se enviarán al Director de Contratos y Adquisiciones para su revisión junto con el Asesor Legal del Colegio. Luego, los contratos son revisados ​​por el CFO y enviados al presidente o su designado para su firma.
   2. Los jefes de oficina/unidad no están autorizados a ejecutar
   3. El Director de Contratos y Adquisiciones puede ejecutar contratos que estén bajo la autoridad del Director emitidos por la Junta de Síndicos (contratos por debajo del umbral de licitación).
   4. Se requiere la aprobación del presidente, director financiero y/o director de contratos y adquisiciones para la solicitud de compra.
8. Equipos de Cómputo – Hardware y Software
   1. El CIO trabajará con el Director de Contratos y Adquisiciones para adquirir todas las solicitudes de equipos de ITS para el Colegio.
   2. Todas las partes deben completar y autorizar un formulario de justificación del equipo. Tras la aprobación del formulario de justificación, el Departamento debe completar una solicitud.
   3. La orden de compra se emitirá tras la aprobación de la solicitud y se enviará al proveedor.
   4. El departamento de TI recibirá, configurará e instalará el equipo.
   5. Se requiere la aprobación del vicepresidente de división, director financiero, director de información y/o director de contratos y adquisiciones para la solicitud de compra.
9. Diversidad de Proveedor
   1. Anuncio de ofertas y solicitud de propuestas (“RFP”)
      1. El departamento de compras anuncia ofertas y solicitudes de propuestas en el sitio web de la universidad para que todas las empresas locales y diversas participen en licitaciones justas y abiertas.
      2. Alertas de compras Empresas propiedad de mujeres (WBE), empresas propiedad de minorías (MBE), empresas propiedad de veteranos (VBE o VOSB), empresas propiedad de personas económicamente desfavorecidas (DBE) y empresas propiedad de personas LGBT (LGBTBE) cuando se presentan ofertas disponibles para asegurar presentaciones diversas.
      3. Revisa las ofertas para garantizar que se cumplan las especificaciones para personas con discapacidad.
      4. Investigue si los proveedores enviados se postulan para un grupo de Diversidad de proveedores.
   2. Compromiso del grupo de diversidad
      1. Prioriza proveedores diversos verificados por Contratos Estatales y Cooperativas.
      2. El Director de Contratos y Adquisiciones participa en muchos grupos de diversidad, así como en grupos de compras conjuntas, para obtener información sobre varias empresas de diferentes etnias para diversificar el poder adquisitivo.
      3. Continuar siendo miembro del Consejo de Diversidad de Proveedores Minoritarios de Nueva York/Nueva Jersey, que proporciona listados de proveedores minoritarios certificados.
      4. Los proveedores se reunieron asistiendo a varias conferencias, seminarios y talleres que se centran en la diversidad de proveedores, en conjunto con el departamento de Diversidad, Equidad e Inclusión, el condado de Hudson, la ciudad de Jersey y las organizaciones estatales de diversidad.

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