Contabilidad - Procedimiento de Reembolso de Viajes

 

Procedimiento del Departamento de Contabilidad sobre el Reembolso de Viajes

I. Introducción

El propósito de este procedimiento de viaje es establecer las pautas básicas para todo el personal, definido como empleados del Estado de Nueva Jersey cuando viaja por asuntos oficiales del Colegio Comunitario del Condado de Hudson ("Colegio"). La intención de este procedimiento es que el viajero individual no gane ni pierda fondos personales mientras viaja por asuntos oficiales del Colegio. Todos los viajes reembolsables deben ser autorizados antes de cualquier viaje. Todos los viajes aprobados deben ser esenciales para lograr las metas o cumplir con las responsabilidades de un departamento en particular y deben realizarse de la manera más económica y práctica para el Colegio.

    1. La política de la universidad es reembolsar a los empleados los gastos razonables y necesarios incurridos en relación con viajes de negocios nacionales aprobados; los viajes internacionales están sujetos a la aprobación del Consejo Directivo.
    2. Los gastos de viaje, inscripción, seguro y otros costos correrán a cargo del empleado, quien deberá usar su propia tarjeta de crédito o un anticipo de viaje aprobado si no dispone de pago previo. El seguro de viaje debe contratarse al reservar el viaje. Los viajes de los estudiantes serán aprobados por el Presidente y reservados por la Oficina del Vicerrector de Asuntos Estudiantiles.
    3. Un empleado que necesite viajar por asuntos relacionados con la universidad deberá, después de recibir la aprobación preliminar del supervisor del empleado, completar un Formulario de solicitud de viaje (si se espera que los gastos del viaje excedan los $250) y, si es necesario, un Formulario de solicitud de cheque. El propósito del viaje y el número de cuenta de la(s) fuente(s) de financiación disponibles para cubrir el costo del viaje, deben indicarse cuando se solicite en los formularios correspondientes.
    4. Los formularios deben ser firmados por el supervisor del empleado y el decano o funcionario del gabinete responsable antes del viaje. Una vez completados, se debe enviar por correo electrónico una copia de la solicitud de viaje aprobada a la oficina del presidente para su aprobación final. Estas firmas indican la aprobación de la solicitud de viaje del empleado y la disponibilidad de fondos de la universidad. Para los viajes de los fideicomisarios y funcionarios ejecutivos, los formularios deben ser aprobados por el presidente.
    5. Una vez finalizado el viaje, se debe completar el Formulario de Reembolso de Gastos de Viaje junto con el Formulario de Solicitud de Viaje (si fuera necesario), y adjuntar todos los recibos correspondientes. El empleado deberá entregar los formularios y recibos al Departamento de Contabilidad para su procesamiento dentro de las dos semanas posteriores a la finalización del viaje. El Contralor es el revisor y aprobador final de todos los formularios de Reembolso de Gastos de Viaje.
    6. Están vigentes las siguientes asignaciones de reembolso:

      1. Subsidio para comidas: incluyendo propinas, la universidad permite la tarifa federal por día implementada por la Administración de Servicios Generales ("GSA"). Los recibos deben justificar los gastos. No se debe solicitar el reembolso de ningún costo de comida incluido en las cuotas de inscripción a conferencias o asociaciones. Para obtener más información sobre las tarifas según la ubicación, consulte las pautas en https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
      2. b. Subsidio para automóvil: si el empleado necesita usar su automóvil personal para viajes locales o de corta distancia, se le reembolsarán los gastos correspondientes según la tarifa por milla, más peajes y estacionamiento, presentando comprobante de la distancia recorrida y el recibo de los gastos. La tarifa por milla aplicable suele ser la aprobada por el IRS.
      3. Recibos: obligatorios para todos los reembolsos de gastos. No se reembolsará ningún gasto sin los recibos correspondientes.
    7. Antes de presentar el formulario de reembolso de gastos de viaje al Departamento de Contabilidad, el empleado deberá entregarlo, junto con la documentación justificativa, a su supervisor y al decano o funcionario ejecutivo correspondiente para su aprobación y confirmación de que los gastos reembolsables reclamados se ajustan a los límites y las condiciones de la Facultad. Es fundamental que el supervisor revise y apruebe la solicitud de reembolso únicamente para gastos que sean razonables y necesarios. El supervisor deberá aplicar su criterio profesional si se solicita la aprobación de algún gasto que no figure en la política o el procedimiento.
    8. Los formularios de solicitud de viaje (Anexo A) y de reembolso de gastos de viaje (Anexo B) están disponibles en el portal de finanzas de la universidad.

II. Aprobaciones

Este procedimiento cubre a todos los empleados administrativos, docentes y administrativos, y otros autorizados a viajar en nombre del Colegio. El cumplimiento de este procedimiento es responsabilidad de la persona que viaja por asuntos del Colegio. Este procedimiento se aplica a todos los viajes, independientemente del origen de los fondos.

Si el reembolso del viaje proviene de una subvención o contrato, el empleado debe recibir la aprobación previa del Grants Oficina o Departamento de Contabilidad de la Universidad para establecer que todos los costos de viaje anticipados serán reembolsados ​​de acuerdo con los términos de la subvención o contrato.

Se espera que los miembros del personal que viajen por asuntos oficiales del Colegio ejerzan el mismo cuidado al incurrir en gastos que una persona prudente tendría si viajara por asuntos personales por cuenta propia. Los gastos de viaje aprobados son reembolsables solo de acuerdo con estos procedimientos de viaje del Colegio.

    1. Aprobaciones de viaje
      Todos los viajes relacionados con conferencias, convenciones, capacitación del personal, talleres y seminarios requieren la aprobación previa del Presidente, el Comité de Personal y la Junta Directiva, de acuerdo con este procedimiento.
    2. Gastos permitidos
      El reembolso de los gastos de viaje se limita a aquellos esenciales para el desempeño de las funciones oficiales de la universidad. Solo se reembolsarán los gastos reales y necesarios relacionados con la comodidad habitual del viajero en el ejercicio de sus funciones oficiales. Los gastos de viaje deben ser razonables y necesarios. Se permite el reembolso de propinas y gratificaciones, siempre que los importes pagados se ajusten a los estándares habituales.
    3. Gastos Extraordinarios
      Las solicitudes de reembolso de gastos extraordinarios o inusuales que no se pudieron prever antes del viaje o que superan las tarifas máximas permitidas están sujetas a aprobación previa. Se debe completar una justificación por escrito en el Formulario de Reembolso de Viaje, explicando las circunstancias que motivaron los gastos, junto con toda la documentación justificativa pertinente, la cual debe enviarse directamente al jefe de departamento, decano o vicepresidente correspondiente para su aprobación. El presidente debe aprobar las situaciones extraordinarias para los directivos o miembros del consejo directivo. La aprobación documentada debe adjuntarse a los formularios correspondientes y enviarse al departamento de contabilidad para su reembolso.
    4. Condiciones especiales
      Los empleados que tengan necesidades especiales de viaje que no estén contempladas explícitamente en estas políticas deberán ponerse en contacto con el jefe de departamento, decano o vicepresidente correspondiente para obtener la aprobación, y con el presidente de la facultad si fuera necesario.

tercero Proceso

  1. El proceso de aprobación
    1. Un empleado que necesite viajar por asuntos relacionados con la universidad deberá, después de obtener el consentimiento de su supervisor, completar un formulario de solicitud de viaje.
    2. El miembro del personal debe completar un formulario de solicitud de viaje (Anexo A) para su aprobación por parte del supervisor, el decano o vicepresidente responsable, el presidente, el comité de personal y la junta directiva antes de cualquier viaje con pernoctación o alquiler de vehículos, independientemente del precio. El presidente debe aprobar los formularios de viaje de los miembros de la junta directiva y los funcionarios ejecutivos.
    3. No se reembolsarán gastos cuando se haya denegado o rechazado un Formulario de solicitud de viaje.
    4. Cuando se espera que dos o más miembros del personal viajen con el mismo propósito, cada individuo debe presentar un Formulario de solicitud de viaje por separado. Se debe mencionar en el formulario a otros miembros del personal que viajen con el mismo propósito.
    5. El importe del reembolso aprobado podrá estar limitado a una cantidad fija a discreción del Decano, el Vicerrector o el Presidente.
  2. Preparación y Distribución del Formulario de Solicitud de Viaje
    1. El empleado prepara el Formulario de solicitud de viaje y lo envía a su supervisor para su aprobación.
    2. Si es aprobado por el Supervisor, el Supervisor deberá enviar el formulario al Decano o Miembro del Gabinete, según corresponda.
    3. Si lo aprueba el Decano o el Miembro del Gabinete, el Decano o el Miembro del Gabinete remitirá el formulario al Presidente, Comité de Personal (Fechas límite de entrega), y al Consejo Directivo para su aprobación final.
    4. Una vez aprobado por todas las partes, la oficina del Presidente remitirá el formulario a la Oficina de Administración para su validación por parte del Responsable de Cuentas por Pagar y/o el Contador de Subvenciones, según corresponda.
  3. La formación del personal
    La capacitación del personal solicitada para mejorar las habilidades de un empleado, mantener sus conocimientos actualizados sobre avances tecnológicos o adquirir nuevos conocimientos requiere la aprobación previa de su supervisor. Si se requiere viajar, también se debe preparar y presentar un formulario de solicitud de viaje para su aprobación, de acuerdo con este procedimiento. Como se mencionó anteriormente, se requiere un formulario de solicitud de viaje para el alquiler de vehículos y el alojamiento nocturno, independientemente del costo.

IV. Transporte

Siempre que sea práctico, se espera que los viajeros utilicen los medios de transporte más económicos. Los viajes administrativos pueden implicar el uso de un vehículo propiedad de la universidad, privado o alquilado, una empresa de transporte público, un taxi o un servicio de automóviles.

    1. Vehículos universitarios
      Los vehículos de la universidad solo podrán utilizarse para viajes relacionados con la institución y no para uso personal, salvo autorización expresa del Consejo Directivo. Los conductores deberán cumplir con todas las leyes y reglamentos de tránsito aplicables, poseer una licencia de conducir válida y serán personalmente responsables de las multas por infracciones de tránsito o violaciones de tránsito ocurridas durante o como resultado del uso del vehículo de la universidad. Las reservas y recogidas de vehículos de la universidad deberán realizarse a través de la Oficina de Instalaciones o la Oficina de Seguridad. La Oficina de Seguridad mantiene una lista de conductores autorizados para los vehículos de la universidad. Los gastos extraordinarios (por ejemplo, reparación de neumáticos, reparación de piezas del vehículo) incurridos durante el uso del vehículo de la universidad son reembolsables, siempre que se presente una explicación escrita adecuada y los recibos correspondientes, los cuales deberán ser aprobados.
    2. Vehículos de propiedad privada
      Los empleados que utilicen vehículos privados para asuntos oficiales recibirán un reembolso por kilometraje según la tarifa establecida por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Los gastos de peajes y estacionamiento se reembolsarán al costo incurrido.
    3. Vehículos de alquiler
      En determinadas circunstancias excepcionales, como la falta de disponibilidad de transporte público o la imposibilidad de utilizar otros medios de transporte, puede ser necesario alquilar un vehículo. En tales casos, independientemente del coste, el empleado deberá justificar por escrito el uso del vehículo de alquiler en el Formulario de Solicitud de Viaje antes de la fecha del viaje. La justificación deberá indicar la necesidad del alquiler, explicar por qué no hay otros medios de transporte disponibles o viables, e incluir el coste total estimado. La aprobación, de ser concedida, se limitará al alquiler de un vehículo económico o de tamaño mediano. El precio del vehículo de alquiler no debe superar las tarifas vigentes en el mercado, y se deberán adjuntar al Comprobante de Viaje copias originales del contrato de alquiler, las lecturas del cuentakilómetros en el punto de origen y en el punto de devolución, y el comprobante de pago para que se reembolse este gasto.
    4. Transportistas públicos
      El viaje de ida y vuelta al destino debe realizarse por la ruta más directa y económica. El reembolso se basa en el costo real del viaje en transporte público (por ejemplo, tren, autobús, avión). Se requieren los recibos originales para los viajes en tren y avión. Para los viajes en avión y tren se utilizará la clase turista o económica.
    5. Taxis y servicio de transporte al aeropuerto
      Se permiten los cargos necesarios por taxi, pero solo cuando el transporte público no esté disponible o no sea práctico, o en caso de emergencia. Se pueden utilizar servicios de transporte regular desde/hacia el domicilio del empleado y el aeropuerto, y desde/hacia el aeropuerto y el destino del viaje cuando el transporte público no esté disponible o no sea práctico, y solo si el servicio de transporte es más económico que un taxi.

V. Convenciones, conferencias, capacitaciones para el personal, talleres

    1. Definición: Los viajes a conferencias y convenciones se definen como viajes que no están directamente relacionados con los deberes y responsabilidades del empleado, pero que se realizan con el fin de:

      1. La potenciación de las competencias profesionales.
      2. El intercambio de información, ideas y metodología.
      3. Promoción de la imagen del Colegio.

        Los viajes fuera de los Estados Unidos, independientemente del costo, requieren la aprobación del Decano, el Vicepresidente de la División y el Presidente de la Facultad.
    2. Gastos: Para convenciones, conferencias, capacitaciones de personal, talleres, seminarios de capacitación y para viajes que superen las 24 horas y requieran alojamiento nocturno (incluidas las situaciones en las que un paquete incluye alojamiento y comidas como parte integral de las actividades programadas), los reembolsos diarios permitidos (GSA) (según contrato sindical) se limitan a los gastos reales razonables.
    3. Excursiones de un día: Las comidas en excursiones de un día que no impliquen alojamiento no se reembolsan, excepto en circunstancias en las que el viaje pueda ser a localidades donde el costo de los alimentos supere el de la universidad o sus alrededores, o cuando la duración de la excursión exceda una jornada laboral típica.
    4. Costos de alojamiento: Los gastos de alojamiento y comidas que formen parte integral de las actividades programadas de una conferencia, convención, capacitación de personal, etc., son totalmente reembolsables. El reembolso de las comidas está limitado al subsidio para comidas. Cuando el alojamiento no sea un componente integral del evento, los empleados tienen derecho al reembolso de una habitación estándar individual en un hotel de categoría ejecutiva.
    5. Las cuotas de inscripcion: Las cuotas de inscripción para convenciones o talleres son reembolsables. Se deben presentar los recibos de pago originales.
    6. Gastos excluidos
      1. Viajes aéreos de primera clase. Dichos alojamientos se permiten solo cuando no se dispone de alojamientos menos costosos o no son viables. Los viajes aéreos en primera clase requieren la aprobación especial del presidente.
      2. Gastos de naturaleza personal tales como servicio de valet, entretenimiento, bebidas alcohólicas y otros cargos de naturaleza similar.
      3. Multas incurridas por estacionamiento, infracciones de circulación o cualquier gasto relacionado con infracciones de las leyes aplicables al conducir un vehículo personal, propiedad del Colegio o de alquiler.
      4. Cuando por conveniencia personal del viajero o por el disfrute de una licencia, se produzca una interrupción en el viaje o una desviación de la ruta más precisa, el reembolso permitido no podrá exceder el costo de la ruta más económica.
      5. El alojamiento en hoteles a tarifas comerciales por encima del mercado solo se permite cuando no hay otros alojamientos disponibles o no son prácticos teniendo en cuenta el itinerario de viaje del empleado. Se debe obtener una justificación y aprobación por escrito para el reembolso. El Presidente del Colegio aprobará esta solicitud.

VI. Candidatos a empleo y ponentes invitados

Los gastos de viaje de los posibles empleados y oradores invitados deben ser aprobados y reembolsados ​​bajo las mismas condiciones, limitaciones y requisitos de los miembros del personal que viajan por asuntos del Colegio, tal como se establece en este procedimiento; sin embargo, los reembolsos de viajes a posibles empleados y oradores invitados son discrecionales.

No se autorizará el reembolso de los gastos de mudanza sin la aprobación de la Junta de Síndicos.

El Decano, Jefe de Departamento o Presidente del Comité de Búsqueda es responsable de informar al individuo sobre las políticas y procedimientos que rigen los viajes, especialmente en lo que respecta a los gastos cubiertos y excluidos, y sobre cómo obtener el reembolso de los costos de viaje. Para los gastos permitidos, el procedimiento es el siguiente:

  1. Tan pronto como se haya programado la entrevista del candidato, el Jefe o Presidente del Departamento debe preparar un Formulario de solicitud de viaje para obtener la aprobación requerida. El Formulario de solicitud de viaje debe indicar el título del puesto que se está entrevistando. 
  2. Una vez aprobado, el Jefe de Departamento o el Presidente del Comité de Búsqueda aconsejará al candidato que solicite a cualquier hotel u otro proveedor que proporcione servicios de transporte, alojamiento o alimentación que le facture directamente al candidato. Ningún empleado del Colegio debe pagar por los servicios relacionados con la estadía del candidato. El reembolso se realizará al candidato dentro de las dos (2) semanas posteriores a la presentación. 
  3. El Jefe o Presidente del Departamento obtendrá una lista detallada de todos los gastos de viaje con la firma del candidato. La presentación de este formulario debe hacerse de inmediato a la Oficina Comercial.
  4. Se debe preparar una factura y un formulario de orden de compra por separado para cada candidato. 

VII. Reembolso de gastos de viaje

Se debe completar y enviar un comprobante de reembolso de viaje (Apéndice B) dentro de las dos (2) semanas posteriores a la finalización de la conferencia o el viaje. Los comprobantes de gastos de viaje aprobados deben enviarse a la sección de cuentas por pagar de la oficina comercial junto con todos los recibos originales y los documentos de respaldo (certificado/hoja de registro) de todos los gastos solicitados para reembolso.

    1. Las reglamentaciones del IRS sobre viajes establecen que cualquier anticipo de viaje que no se verifique dentro de los sesenta (60) días posteriores al gasto podría resultar en ingresos imponibles declarables en el Formulario W-2 de la persona que recibió el anticipo.
    2. El Comprobante de Reembolso de Viaje debe contener la siguiente información:

      1. El número de cuenta de diez dígitos que se está cobrando.
      2. El nombre y dirección de los viajeros.
      3. Formulario de solicitud de viaje aprobado (si corresponde).
      4. La fecha del viaje, destino, kilometraje, peajes y otros gastos incurridos.
      5. Cuando los costos de alojamiento se compartan con otros, este hecho debe indicarse en el comprobante. En tales casos, el reembolso se limita a la parte proporcional de los gastos del viajero.
      6. Costo de millaje: Conmutación para fines comerciales multiplicada por la tasa de millaje/reembolso vigente por milla. Adjunte mapas/direcciones de Google o un documento similar para respaldar el kilometraje recorrido.
      7. El comprobante debe ser aprobado, como se indicó anteriormente.
      8. Reembolso parcial de los gastos de viaje: en algunos casos, los funcionarios solicitan el reembolso de solo una parte de los gastos de viaje. En tales casos, los gastos totales incurridos deben detallarse en el comprobante, pero solo debe ingresarse el monto real solicitado en el bloque "Total" y la frase "Solicitud de reembolso solo" debe escribirse a máquina/escribir en el cuerpo del comprobante.
      9. Los comprobantes enviados a Cuentas por Pagar que no cumplan con el procedimiento de reembolso establecido en este documento y/o les falte información serán devueltos al solicitante para su revisión.
      10. Solo son reembolsables los gastos de viaje presentados con copias originales de los recibos. Cualquier comprobante presentado sin los documentos de respaldo necesarios o copias de los recibos se devolverá al originador para completar/presentar la documentación requerida.
      11. Los anticipos en efectivo no utilizados se deben devolver a la Oficina Comercial en efectivo o con cheque dentro de los sesenta (60) días posteriores a la finalización del viaje. Todo anticipo no utilizado que no se devuelva dentro de este período se considerará ingreso sujeto a impuestos que se deberá declarar en el Formulario W-2 de acuerdo con las normas vigentes del IRS.

Formulario de solicitud de viaje

Aprobado por Gabinete: julio de 2021
Política de la Junta relacionada: Contabilidad, Reembolso de viajes

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