Procedimiento de Arreglos de Trabajo Flexible

1. Visión

El propósito de este Procedimiento sobre Arreglos de Trabajo Flexible es asegurar la implementación de la Política sobre Arreglos de Trabajo Flexible en Hudson County Community College (“College”), permitiendo flexibilidad en el lugar de trabajo, permitiendo a los empleados, a tiempo completo y parcial, equilibrar responsabilidades personales y profesionales, y gestión de emergencias que el Colegio pueda enfrentar de vez en cuando. El Colegio, a su discreción, puede brindar a los empleados oportunidades para acuerdos de trabajo flexibles, que incluyan teletrabajo y horarios flexibles en un ambiente de trabajo seguro, profesional y productivo, según sea apropiado o según lo exija la ley.

Los miembros del Gabinete Supervisor o los Supervisores con la revisión y aprobación del Miembro del Gabinete Supervisor pueden implementar un horario de trabajo alternativo para su unidad que satisfaga las necesidades comerciales y de los empleados, y respalde la misión, la visión y los valores de la Universidad. Los arreglos de trabajo flexibles para la unidad pueden incluir trabajo remoto, horario semanal comprimido, horario alternativo, horario híbrido o horario flexible. El Supervisor puede establecer pautas y mejores prácticas para que la unidad respalde un horario de trabajo alternativo o híbrido. El cronograma puede evaluarse de vez en cuando para garantizar el apoyo continuo de la misión, la visión y los valores del Colegio.

2. Solicitudes

Los empleados pueden solicitar un acuerdo de trabajo flexible, como trabajo remoto, cuando sea posible, un horario alternativo, una semana laboral comprimida, un horario híbrido o horario flexible. Las circunstancias que ocurren que no son razonablemente previsibles y no pueden programarse con anticipación se establecen en el proceso descrito en Sección 3 abajo. Sin embargo, cuando sea posible, dichas solicitudes deben programarse de acuerdo con el proceso descrito en Sección 4. Consulte el gráfico en el Apéndice A. El empleado o supervisor puede consultar con la Oficina de Recursos Humanos sobre la naturaleza, duración y arreglos que se buscan. Las solicitudes de acuerdos flexibles concedidas se reevaluarán periódicamente, a más tardar seis (6) meses después de la implementación del acuerdo acordado. Las decisiones sobre las solicitudes de arreglos laborales flexibles y las solicitudes concedidas quedan a la máxima discreción del Colegio y pueden rescindirse en cualquier momento, cuando sea posible, con un aviso razonable al empleado y de acuerdo con las leyes aplicables.

Apéndice A

3. No programado 

Un empleado puede solicitar arreglos laborales alternativos comunicándose con su supervisor con la mayor antelación posible. Si el supervisor lo aprueba, se le puede solicitar al empleado documentación de respaldo. Los arreglos de trabajo no programados son temporales y concluyen tan pronto como las circunstancias permitan regresar a los arreglos laborales regulares.

4. Programado

En la medida en que las circunstancias sean razonablemente previsibles, un empleado puede solicitar de forma independiente acuerdos de trabajo flexibles comunicándose con su supervisor y describiendo los términos solicitados de acuerdos de trabajo alternativos. Previo acuerdo entre el empleado y el supervisor, se completará un Formulario de solicitud de arreglos de trabajo flexibles para empleados, y cualquier documentación de respaldo, deben presentarse al miembro del Gabinete de Supervisión. Los empleados serán notificados de la decisión por el miembro del Gabinete de Supervisión o directamente por el Supervisor.

5. Arreglos de trabajo remoto

5.1 En caso de que se conceda una solicitud de arreglos de trabajo flexibles que incluyan trabajo remoto, se espera que el empleado tome las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad y protección de la información patentada de la universidad, los empleados o los estudiantes. Las medidas de seguridad pueden incluir el uso de archivadores y escritorios cerrados con llave, el mantenimiento regular de contraseñas y cualquier otra medida apropiada para el puesto, sus deberes y responsabilidades, o según lo recomendado por los Servicios de Tecnología de la Información (ITS).

5.2 Cualquier equipo suministrado por el Colegio para el trabajo remoto sigue siendo propiedad del Colegio y será mantenido por el Colegio. El equipo proporcionado por el Colegio debe usarse únicamente con fines comerciales. Los empleados no pueden instalar ningún software o hardware que impida que ITS mantenga o monitoree el equipo. El Colegio no acepta responsabilidad por daños o reparaciones al equipo propiedad de los empleados. En caso de separación del empleo, toda la propiedad del Colegio debe devolverse al Colegio, a menos que se hayan hecho otros arreglos.

5.3 El empleado deberá establecer un ambiente de trabajo apropiado dentro de su hogar para fines laborales. La Universidad no será responsable de ningún costo asociado con propiedades que no sean de propiedad de la Universidad en entornos de trabajo remotos, incluidos, entre otros, la instalación de la oficina en casa del empleado, remodelación, mobiliario, iluminación, reparaciones o cualquier modificación al espacio de la oficina en casa. El empleado aceptará tener una conexión sostenible a Internet y telefonía. El Colegio no proporcionará ni reembolsará ningún costo relacionado con el uso de Internet/teléfono.

5.4 El empleado deberá mantener su espacio de trabajo remoto de manera segura, libre de riesgos para la seguridad. Las lesiones sufridas por el empleado en la oficina central y en conjunto con sus tareas laborales habituales están cubiertas por la política de compensación para trabajadores del Colegio, según corresponda. El empleado será responsable de notificar al Colegio sobre dichas lesiones tan pronto como sea posible. El Empleado será responsable de cualquier lesión sufrida por los visitantes a su lugar de trabajo en casa.

5.5 Un empleado que no esté exento de los requisitos de horas extras de la Ley de Normas Laborales Justas y de todas las leyes y reglamentos estatales y federales aplicables deberá registrar con precisión todas las horas trabajadas. Las horas trabajadas más que las programadas por día y por semana laboral requieren la aprobación previa del Supervisor. El incumplimiento de este requisito podrá dar lugar a la terminación inmediata del acuerdo.

5.6 Es posible que las solicitudes de acuerdos de trabajo flexibles que incluyan trabajo remoto no se concedan para todos los puestos o empleados. Dichas solicitudes se evaluarán caso por caso. El supervisor puede examinar si las funciones laborales principales del empleado se pueden realizar efectivamente de forma remota. El supervisor podrá consultar con la Oficina de Recursos Humanos para este efecto.

5.7 Aquellos a quienes se les conceda un acuerdo de trabajo remoto estarán sujetos a las mismas expectativas, responsabilidades y estándares de desempeño para su puesto que estaban vigentes antes del acuerdo remoto. Los supervisores y empleados deben comunicar claramente las expectativas sobre las asignaciones de trabajo, participar en reuniones periódicas y establecer cualquier otro parámetro relevante para respaldar un acuerdo remoto. 

5.8 El empleado deberá estar disponible durante el horario laboral programado y responder a sus compañeros de trabajo y al supervisor mientras trabaja de forma remota. El empleado además acepta atender activamente las responsabilidades del puesto durante las horas de trabajo programadas y acepta ser localizable por correo electrónico, videoconferencia o número de teléfono de contacto de emergencia proporcionado por el empleado para su uso durante este tiempo.

6. Evaluación

El Vicepresidente de Recursos Humanos o su designado revisará la implementación del procedimiento periódicamente para garantizar que este procedimiento se lleve a cabo de manera justa, consistente y equitativa con la Misión, Visión y Valores de la Universidad.

Aprobado por: Gabinete
Fecha de aprobación: enero de 2022; noviembre 2023
Revisión programada: noviembre de 2025
Categoría: Recursos Humanos
Departamento Responsable: Recursos Humanos

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