Procedimiento de nombre preferido / elegido

1. Definiciones

1.01 Nombre preferido/elegido: el nombre por el que una persona desea que se le conozca y que aparezca en los sistemas universitarios y cuando realice negocios cotidianos de la universidad porque afirma el género, la cultura y otros aspectos de la identidad social de esa persona. El nombre preferido/elegido consistirá en un nombre preferido/elegido. El nombre preferido/elegido no afecta el segundo nombre o apellido de la persona, que debe seguir siendo el nombre legal de la persona.
1.02 Nombre legal: el nombre que se registra en la identificación legal de una persona y se usa en los registros legales formales en la universidad. 

2. Solicitar un nombre preferido / elegido

2.01 Para solicitar un nombre preferido/elegido después de la admisión a la universidad, el estudiante debe completar el Formulario de solicitud de nombre preferido/elegido (https://myhudson.hccc.edu/registrar).
2.02 Para solicitar un cambio en el nombre preferido/elegido o para volver a usar un nombre legal, el estudiante debe completar un nuevo Formulario de solicitud de nombre preferido/elegido.
2.03 Para solicitar un nombre preferido/elegido, cambiar un nombre preferido/elegido o volver a usar un nombre legal, el cuerpo docente o el personal de la universidad deben comunicarse con Recursos Humanos.

3. Aprobación y uso prohibido

3.01 Cuando una persona solicita el uso de un nombre preferido/elegido, los registros de la persona se actualizarán para mostrar el nombre preferido/elegido de manera oportuna, generalmente dentro de los cinco (5) días hábiles, excepto en las siguientes circunstancias:

a) El nombre tiene la intención de tergiversar la identidad de la persona y/o apropiarse indebidamente de la identidad de otra persona u organización.
b) El uso del nombre es un intento de evitar una obligación legal.
c) La aparición del nombre solicitado en la identificación del Colegio u otros registros sería perjudicial para la reputación o los intereses del Colegio; y/o
d) El nombre es despectivo, obsceno, transmite un mensaje ofensivo o es inapropiado.

Si el nombre preferido/elegido está prohibido por cualquiera de estas cuatro razones, el Colegio se reserva el derecho de denegar la solicitud de uso de un nombre preferido/elegido. En estas circunstancias, se notificará a la persona que solicita el nombre preferido/elegido sobre los motivos de la denegación y se le dará la oportunidad de abordar las inquietudes. La determinación final se hará a discreción razonable del Director de Asuntos Estudiantiles (o su designado) para los estudiantes o el Director de Recursos Humanos (o su designado) para el cuerpo docente y el personal de la Universidad.

4. Aspecto del nombre preferido / elegido

4.01 Una vez aprobado, el nombre preferido/elegido aparecerá y se utilizará en los siguientes documentos, sistemas y procesos del Colegio:

a) Tarjeta de identificación (ID) del Colegio Comunitario del Condado de Hudson

i. Es posible que los estudiantes deban usar una identificación con un nombre legal para ingresar a sitios clínicos o de pasantías.
ii. Una vez aprobada, las personas pueden obtener una tarjeta de identificación con el nombre preferido/elegido impreso en la tarjeta en lugar del nombre legal. La primera tarjeta emitida con un nombre preferido/elegido impreso se proporcionará sin cargo. Si se solicita una tarjeta de reemplazo, se le cobrará a la persona la tarifa normal por la emisión de una tarjeta de reemplazo.

b) Correo electrónico de la universidad
c) Listas de clases
d) Listas de avisos
e) Sistema de gestión de aprendizaje (Canvas)
f) Portal “MiHudson”

5. Uso del nombre legal

5.01 El Colegio no utilizará el nombre preferido/elegido en documentos o en sistemas que requieran el uso de un nombre legal por motivos legales o comerciales. El nombre legal de la persona se seguirá utilizando para estos registros, que incluyen, entre otros, los siguientes:

a) Registros de admisión
b) Transcripciones oficiales
c) Verificaciones de inscripción
d) Registros de empleo y personal
e) Cheques de pago y documentos fiscales
f) Financial aid archivos
g) Registros médicos.
h) Expedientes disciplinarios
i) Informes de seguridad/seguridad pública
j) Registros de aplicación de la ley 
k) Documentos de estudios en el extranjero y registros de viaje
l) Denuncia obligatoria
m) Identificación para ingresar a sitios clínicos o de internado

5.02 El Colegio cambiará un nombre legal en los documentos legales y relacionados con el negocio solo después de recibir la documentación que evidencie un cambio de nombre legal.

6. Nombre del diploma

6.01 El Colegio considera que el diploma es un documento ceremonial, y los estudiantes pueden solicitar que aparezca en el diploma un nombre legal o un nombre preferido/elegido. Si el diploma se utilizará para cualquier tipo de verificación legal, se recomienda que el estudiante solicite que se use su nombre legal.

6.02 A los estudiantes que soliciten que aparezca un nombre preferido/elegido en su diploma, y ​​que luego deseen que se emita un diploma con su nombre legal o cualquier otro nombre, se les puede cobrar una tarifa por ese servicio.

7. Verificaciones de antecedentes y procesos legales

7.01 Las personas que soliciten y utilicen un nombre preferido/elegido deben saber que el nombre preferido/elegido constituirá un alias que se les puede solicitar que divulguen en algunas circunstancias, incluso durante verificaciones de antecedentes y otros procesos legales. Esta responsabilidad puede ser de por vida y puede cubrir cada nombre preferido/elegido que se use, incluso si luego cambian o descontinúan el uso del nombre preferido/elegido.

7.02 Se alienta a las personas a revelar con franqueza la existencia de cualquier alias, cuando corresponda, para evitar discrepancias o la apariencia de que están tratando de ocultar la información. Las personas también deben ser conscientes de que la existencia de un alias puede desencadenar un mayor escrutinio durante ciertas autorizaciones de seguridad federales o estatales o verificaciones de antecedentes, especialmente en los casos en que la persona no revela la información a las autoridades.

7.03 El Colegio divulgará y/o confirmará los nombres preferidos/elegidos utilizados por la persona de acuerdo con cualquier solicitud legal de esta información, y/o previa solicitud de la persona.

8. Incumplimiento y quejas

8.01 Cuando una persona que ha seleccionado un nombre preferido/elegido de acuerdo con esta política cree que su selección y uso de un nombre preferido/elegido no está teniendo en cuenta lo requerido por esta política, se alienta a la persona a resolver el problema informalmente comunicando su inquietud directamente al personal de la universidad o a la oficina que no interactuó con, se dirigió o se refirió a la persona usando el nombre preferido/elegido.

8.02 En los casos en que un estudiante sienta que se beneficiaría de apoyo o defensa adicional, o desee iniciar una queja formal sobre el incumplimiento en el uso del nombre preferido/elegido de dicho estudiante, puede comunicarse con el Director de Asuntos Estudiantiles.

8.03 En los casos en que un miembro del cuerpo docente o del personal de la universidad sienta que se beneficiaría de apoyo o defensa adicional, o desee iniciar una queja formal sobre el incumplimiento en el uso del nombre preferido/elegido de dicho miembro, ese miembro puede comunicarse con el Jefe Oficina de Recursos Humanos.

9. Uso, abuso o mal uso

9.01 Una tarjeta de identificación de estudiante de Hudson County Community College con un nombre preferido/elegido impreso en ella se puede usar como una tarjeta de identificación (ID) válida dentro de la universidad. Sin embargo, una tarjeta de identificación con un nombre preferido/elegido impreso no se puede usar como alternativa a una identificación legal.

Aprobado el: marzo de 2020 
Aprobado por: Gabinete 
Categoría: Asuntos Estudiantiles, Recursos Humanos 
Subcategoría: Nombre preferido 
Revisión programada: marzo de 2022 
Departamento Responsable: Asuntos Estudiantiles y Matriculación 

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