Secretaria - Abegail Douglas Johnson Departamento de Servicios de Apoyo Académico

 

Para obtener información relacionada con COVID y los requisitos de vacunación, consulte el Equipo de trabajo de regreso al campus .

 

Solo para consideración interna

 

General de la universidad

Hudson County Community College (HCCC) es una universidad urbana integral y galardonada que presta servicios en una de las áreas más históricas y étnicamente diversas de los Estados Unidos. Los estudiantes de HCCC nacieron en 119 países y hablan 29 idiomas diferentes. La diversidad y la multitud de culturas, experiencias de vida, habilidades y aspiraciones de nuestra comunidad son los mismos valores y rasgos que nos empoderan para ser miembros productivos y solidarios de nuestra sociedad.

HCCC encarna un compromiso inquebrantable con el éxito de los estudiantes y un enfoque intencional en la diversidad, la equidad y la inclusión. En 2019, se instituyó el Consejo Asesor sobre Diversidad, Equidad e Inclusión del Presidente (PACDEI) para desarrollar nuevos niveles de comprensión y acceso y promover el compromiso de la universidad con la transparencia y la inclusión. Estamos orgullosos de las diferencias que compartimos, que son la base de la educación transformadora y que cambia vidas que ofrecemos y la movilidad social que brindamos a las comunidades a las que servimos.

HCCC tiene tres campus ubicados a pocos minutos de Manhattan: el campus de Journal Square en Jersey City y el campus de North Hudson en Union City son adyacentes a centros de transporte vitales; los Secaucus Center Posee abundante estacionamiento. Completamente acreditado por la Comisión de Educación Superior de Middle States, el colegio ofrece cursos y clases en una amplia variedad de disciplinas a las personas y empresas del condado de Hudson, una de las áreas con mayor diversidad étnica de los Estados Unidos. El colegio fue reconocido recientemente con el Premio de Equidad Regional Noreste de la Asociación de Fideicomisarios de Universidades Comunitarias (ACCT) 2021, y el 2021 PERSPECTIVA de la diversidad Premio a la Excelencia en la Diversidad de la Educación Superior (HEED). En 2016, la Biblioteca Gabert fue una de las tres bibliotecas académicas en los Estados Unidos que recibió el Premio a la Excelencia en Bibliotecas Académicas de la Asociación de Bibliotecas Universitarias y de Investigación (ACRL), y en 2019 el Centro de Tutoría de HCCC recibió el premio Frank L. Christ Outstanding Learning Premio del Centro para Instituciones de Dos Años. En 2019, la universidad se unió a Achieving the Dream, una red de colegios comunitarios de alto rendimiento, como parte de su esfuerzo en expansión hacia la mejora continua en el éxito de los estudiantes.

HCCC tiene asociaciones con todos los principales colegios y universidades de cuatro años en el área metropolitana de Nueva Jersey-Nueva York y más allá, lo que permite una transferencia fluida de créditos para la educación superior y de posgrado. Hudson County Community College se enorgullece de su cultura de atención e invita a presentar solicitudes a quienes deseen unirse a una comunidad dedicada a promover el éxito de los estudiantes en todas sus formas.

 

Resumen del puesto / Descripción del puesto

El Secretario del Departamento de Servicios de Apoyo Académico de Abegail Douglas Johnson (ADJ) informará al Decano Asociado de la División de Desarrollo Académico y Servicios de Apoyo. Las funciones principales del secretario son proporcionar deberes administrativos generales, secretariales. y apoyo administrativo al Departamento de Servicios de Apoyo Académico de ADJ. Las responsabilidades incluirán recibir, evaluar y dirigir a todos los visitantes, llamadas telefónicas y correo; asistir en la preparación y arreglos para varias reuniones departamentales; establecer y mantener archivos, registros, memorandos e informes; interactuar con los departamentos relacionados, el personal, la facultad y otros miembros del departamento según sea necesario; mantener contacto con las unidades organizativas que brindan servicios de apoyo, como procesamiento de datos, contabilidad, compras, nómina, servicios de oficina y trámites de recursos humanos. Ayudar con la gestión del presupuesto, incluida la preparación de órdenes de compra, solicitudes, solicitudes de cheques, reembolsos y transferencias, y proporcionar un informe mensual de gastos y mantener los registros y archivos de los estudiantes para el departamento. Registre a los estudiantes para tutoría y compile informes sobre la cantidad de estudiantes atendidos y sus calificaciones para el semestre.

 

Responsabilidades esenciales

  • Trabaja en colaboración con todos los miembros del departamento.
  • Registra a los estudiantes que buscan tutoría en WCOnline y compila informes sobre la cantidad de estudiantes atendidos.
  • Comunica las reglas y políticas a los estudiantes y tutores.
  • Comunica asuntos relacionados con tutoría al Decano Asociado, Director de los Centros de Escritura y Tutoría, o Coordinadores.
  • Capacita a los estudiantes de estudio y trabajo.
  • Ingresa los datos de los estudiantes en hojas de cálculo de Excel y Colega para crear informes sobre la cantidad de estudiantes atendidos y sus calificaciones para el semestre.
  • Mantiene un inventario de los suministros que se utilizarán para realizar y recibir pedidos de suministros.
  • Levanta las actas de las reuniones departamentales y divisionales.
  • Asiste al Decano Asociado con la preparación y las actividades de la Lista del Decano.
  • Asiste al Decano Asociado con las actividades de Student Success Academy (SSA).
  • Brinda apoyo secretarial variado, como deberes de recepcionista; contestar y filtrar llamadas telefónicas; mensajes de referencia; recopilar y clasificar información; mecanografiar y corregir documentos; presentación; abrir/distribuir/responder correo; fotocopiado; Planificación; pidiendo suministros; revisar facturas y resolver discrepancias; cotejar materiales; distribuir información; proporcionar y verificar la información solicitada.
  • Mantiene a los que reciben apoyo continuamente al tanto de las situaciones rutinarias e inusuales del área de trabajo que requieren su pronta atención. Resuelve varias preguntas o problemas y remite los problemas más complicados a un nivel superior para su resolución.
  • Opera equipos de oficina estándar, como una computadora, fotocopiadora, máquina de fax, máquina de escribir, sistema telefónico múltiple, escáner, impresora, en el curso normal de las actividades laborales.
  • Ingresa y edita datos en hojas de cálculo preestablecidas, establece nuevas hojas de cálculo, formatea documentos y realiza clasificaciones y fusiones a pedido de los admitidos.
  • Accede a una o más bases de datos específicas del departamento para ubicar y recuperar información, ingresar y actualizar información y generar varios informes y listas de datos.
  • Proyecta una imagen positiva de sí mismo de profesionalismo, apariencia, confidencialidad, cortesía, conducta, honestidad, justicia e integridad personal en todo momento.
  • Sigue, hace cumplir y asegura el cumplimiento departamental con las regulaciones federales, estatales y locales pertinentes, Asuntos Estudiantiles y Académicos establecidos policies and procedures, y las reglas y regulaciones definidas por la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA).
  • Opera de acuerdo con las normas departamentales y universitarias establecidas. policies and procedures, trabajando en conjunto con otros miembros de la comunidad universitaria.
  • Continúa desarrollando habilidades profesionales y de secretaría a través de la investigación independiente, la creación de redes, la asistencia a seminarios y talleres, etc.
  • Asiste a toda la facultad universitaria Orientation, día de servicio universitario, graduación, convocatoria y reuniones universitarias.
  • Realiza otras actividades de secretaría, según se requiera. Participa activamente y/o gestiona proyectos especiales, ya que se mantiene flexible y adaptable en los horarios de trabajo y las asignaciones de trabajo según lo definido por la universidad y las necesidades del departamento.

 

Calificaciones requeridas

Se requiere un diploma de escuela secundaria o equivalente y un mínimo de un año de experiencia laboral relacionada.

 

Conocimientos especiales, destrezas y habilidades:

Se requiere una comunicación efectiva y habilidades interpersonales. Se requiere conocimiento práctico del equipo de oficina estándar. Se requiere cortesía básica, tacto y diplomacia con respecto a las interacciones con los demás. Se requieren buenas habilidades de mecanografía, mecanografía, mantenimiento de registros y organización. Se prefiere experiencia con Ellucian u otro software de educación superior. Capacidad demostrada para interactuar con una población culturalmente diversa y para funcionar y comunicarse de manera efectiva y respetuosa dentro del contexto de diferentes creencias, comportamientos, orientations, identidades y antecedentes culturales es necesario.

 

Aplicaciones

Para una consideración completa, envíe un currículum, una carta de presentación que exprese interés, sus expectativas salariales y una lista de tres referencias profesionales a Associate Dean Pamela Bandyopadhyay en pbandyopadhyayGRATISCONDADO DE HUDSONCOMUNIDADUNIVERSIDAD.

 

Como empleador de la Primera Ley de Nueva Jersey, los nuevos empleados deben establecer una residencia principal en Nueva Jersey dentro de un año, a menos que se aplique una exención.

HCCC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y acción afirmativa. Estamos comprometidos a garantizar un entorno laboral y de aprendizaje diverso e inclusivo. Las decisiones sobre el empleo se toman sobre la base de las calificaciones de un individuo para el puesto en particular que se está cubriendo. Se anima a las mujeres, los veteranos y las minorías a postularse.

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